Este proceso de investigación, recopilación y análisis de información se debe realizar conforme a las normas aplicables a cada necesidad particular, y se emplea para la identificación de un riesgo o posible contingencia en una determinada operación, como por ejemplo: En la adquisición o venta de compañías, al iniciar la administración de una empresa, entre otros.
El derecho de inspección es un derecho inherente a la calidad de accionista o socio de una compañía (o sociedad), del cual es necesario conocer su alcance con ocasión de la celebración de las reuniones de asamblea o juntas de socios ordinarias, que se deben celebrar por lo menos una vez al año, ante la constante falta de regulación expresa en los estatutos sociales, se realizan durante el primer trimestre de caca año.
La Ley 2195 del 2022, tiene por objeto adoptar medidas para prevenir los actos de corrupción, en este caso se regula el proceso de debida diligencia que debe realizarse cuando la sociedad tenga la obligación de informar a los beneficiarios finales en el sistema de Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB) que será administrado por la DIAN.
Historia laboral, es un documento relevante para la garantía a la seguridad social en el subsistema de pensiones, en cuanto es una prueba principal de acreditación semanas cotizadas y permite el reconocimiento de la pensión de vejez, invalidez o sobrevivencia. De modo que la historia laboral requiere una debida diligencia por parte de los empleadores y de las Administradoras de pensiones en función de la parte del trabajador la parte débil.
La debida diligencia es la principal responsabilidad del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, en la cual debe obtener el compromiso de obtener y conservar la mayor cantidad de pruebas relevantes para demostrar que hay un adecuado conocimiento de la contraparte con la cual se desea tener una relación comercial con el fin de evitar que se materialicen los riesgos.
A raíz de la situación mundial generada por el Covid-19, los riesgos emergentes de cara al Lavado de Activos (LA), Financiación del terrorismo (FT) y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (FPADM) están relacionados con el tráfico de medicamentos falsificados, aumento de fraudes financieros, incremento de la corrupción, uso de economía informal para el financiamiento, ofertas de inversiones bajo la modalidad Ponzi (Pirámides), aumento del uso de activos virtuales, evasión de controles de la debida diligencia, reducción del volumen de reportes a la UIAF, reclutamiento de personas de bajos recursos para grupos al margen de la ley, mal uso de organizaciones sin ánimo de lucro, entre otras.
Es responsabilidad de la administración de la sociedad, el oficial de cumplimiento y el Revisor Fiscal estar vigilantes de los posibles cambios en el entorno que pudieran exponer a la compañía a los riesgos emergentes de LA/ FT/ FPADM a causa del Covid-19.
El Oficial de Cumplimiento de SAGRILAFT tiene las responsabilidades dentro de la empresa obligada a implementar el sistema de velar por el cumplimiento del sistema, realizar ajustes al sistema cuando sea necesario, promover la capacitación sobre el Sistema a los demás colaboradores y socios, verificar el cumplimiento de los procedimientos de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa a la gestión y prevención del Riesgo LA/FT/FPADM, diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT/FPADM que formarán parte del SAGRILAFT, evaluar el Riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la Empresa, reportar las Operaciones Sospechosas a la UIAF y cualquier otro reporte o informe exigido por las disposiciones vigentes, entre otras.
¿Quién debe designar al Oficial de Cumplimiento?, ¿Qué requisitos debe cumplir Oficial de Cumplimiento?, ¿Qué tipo de vinculación debe tener el oficial de cumplimiento con la Empresa y quién debe asumir ese cargo?, ¿Qué se debe entender cuando se indica que el Oficial de Cumplimiento no debe pertenecer a la administración de la Empresa Obligada?, ¿Las Empresas Obligadas deben designar un Oficial de Cumplimiento suplente?, ¿Se puede tercerizar la función del Oficial de Cumplimiento?, ¿Una Empresa Obligada conforme a lo dispuesto por la Circular No.100-000005 de 2017 que ya cuenta con un Oficial de Cumplimiento designado debe acreditar los requisitos dispuestos en el nuevo Capítulo X?, ¿A qué hace referencia la norma cuando indica que el Oficial de Cumplimiento debe depender de la junta directiva?, ¿Es necesario designar un Oficial de Cumplimiento en el Régimen de Medidas Mínimas?, ¿Cómo puede un oficial de cumplimiento acreditar una experiencia mínima de 6 meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT si se trata de un sistema nuevo?, ¿El oficial de cumplimiento puede ser alguien de la auditoría interna que no sea el auditor interno?, ¿Quién es el encargado de realizar los reportes a la UIAF?
Las sociedades de acuerdo con el entorno en que desarrollan su objeto social se ven expuestas a diferentes riesgos relacionados con LA/ FT/ FPADM los cuales representan una probabilidad de materialización de los riesgos de contagio, legal, operativo y reputacional para los cuales es indispensable bajo el marco de la Circular 100-000016 del 24 de diciembre de 2020 implementar controles para su mitigación.
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