Autor: Daniel Diosa Martínez – daniel.diosa@ochgroup.co – Legal and Tax – Gerente
| A través del Oficio No. 1265 del 12 de agosto de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, dio claridad acerca de la validez de la firma por parte de terceros para el cumplimiento de los requisitos que debe contener el documento soporte de nómina electrónica.
¿Quiénes deben firmar el documento soporte de nómina electrónica?
De conformidad con la Resolución No. 000013 de la Dian, artículo 5º, numeral 12, el documento soporte de pago de nómina electrónica debe contener, entre otros:
“12. La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica”
Seguidamente, el mismo artículo, en su numeral 13 indica que dicho soporte debe contener: “13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software”
Finalmente, el artículo 22 de la citada Resolución, dispone:
“Artículo 22. Representantes que deben cumplir con el documento soporte de pago de nómina electrónica. Cuando el sujeto obligado que genera y transmite el documento soporte de nómina electrónica realice este proceso, a través de un tercero, el citado tercero deberá estar previamente habilitado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN; de conformidad con dispuesto en los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario.”
Así las cosas, la norma es clara en disponer que si bien la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica está en cabeza de aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios, que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación, por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados a cargo del empleador, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas -IVA, cuando aplique; estos sujetos pueden cumplir con este deber a través de terceros quienes a su vez, van a ser considerados por la administración tributaria como sus representantes.
¿Qué responsabilidad tienen estos terceros que actúan como representantes para cumplir con la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica?
El artículo 573 del Estatuto Tributario, indica:
“ARTÍCULO 573. RESPONSABILIDAD SUBSIDIARIA DE LOS REPRESENTANTES POR INCUMPLIMIENTO DE DEBERES FORMALES. Los obligados al cumplimiento de deberes formales de terceros responden subsidiariamente cuando omitan cumplir tales deberes, por las consecuencias que se deriven de su omisión.”
En consecuencia, teniendo en cuenta las anteriores disposiciones normativas, este Despacho concluye que, en efecto, es potestad del sujeto obligado a generar y trasmitir para validación el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del citado documento, cumplir con dicha obligación a través de terceros, los cuales pueden ser proveedores de soluciones tecnológicas. Los terceros actuarán como representantes para cumplir con la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica y deberán habilitarse previamente por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN con dicha calidad. De modo que, la obligación de firmar digitalmente el documento soporte de pago de nómina electrónica podrá ser encomendada al tercero mandatario, quien en virtud del mandato otorgado podrá firmar digitalmente en calidad de representante del sujeto obligado y, así, dar cumplimiento al requisito expuesto en el numeral 12 del artículo 5 de la Resolución DIAN No. 000013 de 2021. Lo anterior le exige dar cumplimiento pleno a la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica y, adicionalmente, lo obliga en los términos de los artículos 572 y 573 del Estatuto Tributario. |
Fuentes:
|
