Recientemente el Consejo Técnico de la Contaduría Público emitió el concepto No. 2021 – 0312 en el cual manifiesta su posición sobre la mencionada incógnita, al respecto, manifiesta que:
“… De acuerdo a su consulta, el artículo 48 del Código de Comercio establece: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo, será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
Por lo tanto, los libros de contabilidad, los estados financieros, las notas a los estados financieros, los soportes internos y externos, las actas y demás documentos de la entidad, son propiedad de esta, por lo cual el outsourcing contable no puede retenerlos, sustraerlos, ni apoderarse de ellos, sin embargo se debe considerar para el caso expuesto en la consulta que si la propiedad del software contable o de su licencia le pertenece al outsourcing que está prestando sus servicios a la entidad, debe revisar su relación contractual para verificar si está obligado o no a entregar backups o copias del software contable.
Por último, mediante concepto 2018-0678 el CTCP manifestó:
“no es adecuado que el contador público retenga los libros y soportes de contabilidad de la entidad (comprobantes de egreso, facturas de venta, facturas de compra, extractos bancarios, declaraciones tributarias, recibos de caja, libros de contabilidad, entre otros), situación que podría generarle una investigación por parte del tribunal disciplinario de la Junta Central de Contadores. Otro asunto distinto es el relacionado con el cumplimiento de las obligaciones por parte de quien contrata sus servicios, las cuales se entiende que se incorporan en el contrato”…”
Es claro entonces que este tipo de situaciones deben quedar descritas claramente en el contrato de prestación de servicios profesionales de contabilidad, el cual servirá como medio probatorio ante cualquier acción legal que emprendan las partes entre sí.
Fuente:
https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=d4071b68-2905-4db8-9347-be5999793507
