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Regulación normativa del Trabajo Remoto según Ley 2121 de 2021

Regulación normativa del Trabajo Remoto según Ley 2121 de 2021

Este contenido es producido por OCH Group, Independent Member de GGI en Colombia.

La regulación del trabajo remoto mediante el uso de las tecnologías de información y las telecomunicaciones u otros mecanismos como nuevas formas de trabajo no requieran la presencia física del trabajo en los lugares de trabajo.

Autor: Laura María Cano – Labor Law Manager – e-mail: [email protected]

El trabajo en los nuevos tiempos, ha enmarcado nuevas reglas para todas las formas de trabajo en la era digital retos relevantes para las partes en las relaciones laborales. 

El Gobierno a través de la reciente promulgación normativa por medio de la ley 2121 de 2021, ha creado el régimen del trabajo remoto, el cual tiene como eje o propósito la creación de una nueva de forma de trabajo denominada trabajo remoto, pactada de forma libre y voluntaria por las partes ejecutada mediante el uso de las tecnologías de información nuevas o existentes u otros mecanismos que permitan el trabajo remoto de forma total, con aplicación integral del régimen laboral y de seguridad social a todas las personas naturales del territorio Nacional, empresas del Sector Público y Privado y empresas Extranjeras contratantes en Colombia.

Definiciones: la normatividad nos ha consagrado las siguientes definiciones relevantes:

  • Trabajo Remoto: Es una forma de ejecución del contrato de trabajo en la cual toda la relación laboral, desde su inicio y su terminación, se debe realizar de forma remota mediante el uso de las tecnologías de información y las telecomunicaciones u otro medio o mecanismo, donde el empleador y trabajador, no interactúan físicamente a lo largo de la vinculación contractual. En todo caso, esta forma de ejecución no comparte elementos constitutivos y regulados para el teletrabajo y/o trabajo en casa y las normas que lo modifiquen. 


  • Nueva forma de ejecución del trabajo remota: Es aquella por la cual una persona natural, vincula con contrato de trabajo se obliga a prestar una actividad remota a través de las tecnologías disponibles u otro medio o mecanismo, en favor de otra persona, natural o jurídica bajo la continua dependencia o subordinación de la segunda mediante la obtención de salario, la cual puede constar en medios digitales. En esta nueva forma de ejecución del contrato de trabajo, las partes podrán manifestar su consentimiento y aceptación mediante el uso de la firma electrónica digital y a través de mensaje de datos, bajo los principios y características establecidas ley 527 de 1999.
  • Trabajador remoto: Persona natural, cubierta por los principios mínimos del trabajo y vinculado mediante contrato de trabajo, desarrollando actividades de manera remota a través de la tecnologías existentes y nuevas u otro medio o mecanismo.


  • Nuevas Tecnologías: Cualquier medio, plataforma, software, programa, equipo, dispositivo y/o equipo que permita la comunicación, interacción y/o ejecución del contrato de trabajo de manera remota mediante una conexión a internet o a cualquiera otra red que permita ejecutar dichas acciones.

  • Firma Electrónica: Métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas que permita identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando sea confiable y apropiado respecto los fines, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente, este conjunto los datos electrónicos acompañan o están asociados al documento electrónico y cuyas funciones básicas son I)identificar una persona de forma inequívoca, II) Asegurar la exclusividad e integridad del documento firmado y III) datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede negarse en la firma del documento. 


  • OTP (One time Password) Es un mecanismo de autenticación, el cual consisten en el código temporal que le llega a la persona a través de mensaje de texto SMS o correo electrónico certificado, para cuando este pueda de manera segura realizar acciones virtuales, en donde se certificara la identidad de la persona, ya sea por vía internet o mediante la aplicación de teléfonos móviles (App). El presente mecanismo puede ser opcional por el empleador, si se considera necesario para la seguridad de sus acciones remotas. En todo caso, deberá tener un mecanismo idóneo como lo describe el literal anterior (firma electrónica) para todo tipo de acción. 

Las anteriores definiciones normativas, tiene elementos importantes que integra la regulación del trabajo remoto desde inicio de su relación laboral o su modificación de las condiciones de la relación de trabajo presencial a remoto de forma permanente, con el uso de las nuevas tecnologías de información, el uso de VPN institucionales para el desarrollo de trabajo remoto y la incorporación de firmas electrónicas en el contrato de trabajo y otros si y demás documentos relevantes. 

Principios Generales del Trabajo Remoto:

La nueva regulación del trabajo remoto conlleva efectos vinculantes y obligatorios para las partes en cuanto:

  • El cumplimiento de los elementos esenciales del contrato de trabajo preceptuado del articulo 23 CST correspondientes a la prestación del servicio del trabajador, la subordinación del empleador y remuneración del servicio. 
  • El respeto y las garantías de los derechos mínimos en materia del trabajo – igualdad de condiciones con todos los trabajadores en general con sus garantías sindicales y de seguridad social. 
  • La nueva forma de ejecución de trabajo remoto no requiere un lugar físico determinado para la prestación de servicios, el trabajador lo podrá desarrollar donde lo considere adecuado de común acuerdo con el empleador, previo visto bueno de la ARL.  No obstante, en todo momento deberá contar una conexión y cobertura a internet e informar al empleador sobre el lugar escogido para la realización de la labor y deberá aprobar el lugar escogido para garantizar el cumplimiento de los requerimientos mínimos de seguridad y salud en el trabajo, atendiendo las recomendaciones de la ARL y propiciar el autocuidado como medida de prevención.
  • El trabajo remoto permite flexibilidad en todas las etapas precontractuales y contractuales, de forma que incluso el perfeccionamiento del contrato de trabajo deberá darse de manera remota, haciendo uso de las tecnologías de información existentes o nuevas, que podrá perfeccionarse con la firma electrónica. Este contrato permite acordar el tiempo de ejecución sin perjuicio de las formalidades del contrato a término fijo, momento de la prestación del servicio teniendo en cuenta la jornada máxima legal y desconocimiento de derechos  a excepción de un cargo de dirección confianza y manejo. 
  • Aplicación de todas las garantías laborales individuales, seguridad social y sindicales
  • No existencia de exclusividad laboral en nueva forma de ejecución del contrato de trabajo y se permitirá la coexistencia de contratos del artículo 26 CST.,Fundamentados en la concurrencia de voluntades, el trabajo remoto supone disponibilidad del empleado y  a su vez la libertad de ejercer otras laborales, no obstante, por acuerdo de voluntades y atendiendo a la naturaleza del contrato específico puede pactarse asuntos frente a la confidencialidad del empleador, y aceptación del trabajador para estipularse cláusula de exclusividad.  Esta regulación no es aplicable a trabajadores de entidades públicas. 
  • No discriminación en proceso de selección y ejecución de los contratos de trabajo que se efectúen de forma remota y el derecho a la igualdad de trabajo para los trabajadores remotos. 

 

Fomento de Política Pública del Trabajo Remoto:

El Gobierno Nacional mediante la promulgación de la norma del trabajo remoto, fija un plazo de no mayor de seis (6) meses a través de las autoridades competentes y con la participación de los sectores sociales involucrados, realizar el diseño e implementación una política pública del trabajo remoto. Y que tendrá evaluación posterior dentro de los primeros cinco (5) años por el Departamento Administrativo de Planeación DNP.

 

Facultades y Obligaciones del Trabajo Remoto:

  1. Perfeccionamiento y firma del contrato, bajo la forma del contrato de trabajo remoto en todas las etapas del contrato que requieran firma digital o electrónica. 
  2. Realización de exámenes médicos de salud de ingreso, periódicos y de egreso 
  3. Condiciones de trabajo remoto regulado por las normas laboral y desarrollo de la jornada máxima legal 
  4. Suministro de Herramientas y equipos de trabajo del trabajo remoto tales como equipos, conexiones, programas, valor de internet y/o telefonía, costos de desplazamientos ordenados por el empleador.
  5. El contrato de trabajo escrito deberá contener i) las condiciones del servicio, los medios tecnológicos y de ambiente requeridos y la forma ejecutar las condiciones de tiempo y espacio, ii) Determinacion de funciones, días y horarios del trabajo remoto para determinar caso de accidente de trabajo y evitar desconocimiento de la jornada, iii) Definición de responsabilidades en los elementos de trabajo, iv) las medidas de seguridad informática. 
  6. Subordinación del empleador y facultad de ejercicio disciplinario.
  7. Facultades de implementación de plataforma, software o programa o cualquier herramienta tecnológica para facilitar las comunicaciones con el trabajador que incluye procesos de entrenamientos, capacitaciones, reuniones de comités, formulación de beneficios y terminación del contrato de trabajo remoto.
  8. Aplicación de normas de prevención, corrección y sanción del acoso laboral en el trabajo remoto 
  9. Pago de salario de conformidad a los periodos de pago del artículo 134 CST estipula la cancelación por períodos iguales y vencidos por jornal no mayor una semana y para sueldos no mayor un mes.
  10. Reconocimiento de horas extras, dominicales y festivos, sin perjuicio de los pactado de dirección, manejo y confianza
  11. Citación del empleador de forma excepcional a las instalaciones del empleador (Eventos: Verificación y actualización de herramientas de equipos de trabajo, cuando exista incumplimiento de las labores y se citado a descargos)
  12. Control de los horarios según la jornada máxima legal y cumplimiento de funciones y obligaciones del trabajo respetando la intimidad y privacidad del trabajador 
  13. Garantizar el derecho a la desconexión laboral digital culminación la jornada laboral del trabajador remoto. 
  14. Aportes a la seguridad social- Próximamente el Gobierno creara un formulario electrónico único de afiliación al Sistema General de Seguridad Social y entidades Parafiscales que permita a los trabajadores remoto inscribirse al Sistema sin requerir la firma manuscrita.  
  15. Programa de prevención, control y actuación de riesgos laborales a cargo de la ARL y deberá ser suministrados al trabajador y empleador – Se deberá allegar de forma previa a la ARL copia del contrato de trabajo o acto administrativo de vinculación laboral y formulario de riesgos y origen de contingencias suministrado por la ARL. 
  16. Migración del trabajo remoto por parte de cualquier trabajador si existe concurrencia de voluntades entre trabajador y empleador, sin menoscabo de los derechos laborales adquiridos. 
  17. Reconocimiento del tiempo de lactancia y licencia de maternidad 
  18. Horarios compatibles de trabajo de trabajadores remotos con cargas de cuidado 
  19. No desmejoramiento de las condiciones salariales del trabajador 

 

Exclusiones del trabajo Remoto:

  1. No beneficio del auxilio de transporte determinado en la ley, y en los eventos que se deba presentar en las instalaciones se deberá reconocer de forma proporcional.

La ley 2121 de trabajo remoto, comprende una vinculación de personas especialmente protegidas, tales como jóvenes, mujeres y trabajadores y trabajadoras pertenecientes a grupos étnicos y personas con discapacidad.  Adicionalmente comprende que trabajadores que tenga a cuidado personas menores de catorce (14) años, personas con discapacidad o adultos mayores en primer grado de consanguinidad que conviven con el trabajador remoto y que requiera atenciones específicas tendrá derecho a horarios compatibles a las tareas de cuidado y/o interrumpir la jornada con autorización previa del empleador, sin que existe desmejoramiento de las sus condiciones laborales. Es decir, la implementación de una jornada laboral flexible que permita un equilibrio entre su trabajo y su carga de cuidado. 

La regulación del trabajo remoto a diferencia del teletrabajo no requiera una implementación especial como observamos anteriormente, no consagra un reporte especial en el Mintrabajo, no obstante es importante cumplir con las condiciones legales normativas establecidas del trabajo remoto en el esquema de trabajo e implementación del sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo llevado a cabo por el empleador y acompañamiento de la ARL.

 

Fuente: Ley 2121 del 3 de agosto de 2021 Trabajo remoto, Artículos 23,134 del CST

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