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Reconstrucción de libros oficiales

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La reconstrucción de libros oficiales extraviados de sociedades liquidadas.

Autor: Juan Pablo Calle – Abogado Júnior, Línea Legal. [email protected]

El Código de Comercio contempla la obligación de los comerciantes de registrarse en el Registro Mercantil y correlativamente inscribir en este todos los actos, libros y documentos que por ley le sean exigidos; no basta con la inscripción, el comerciante está obligado a conservar esta información por tiempos normativamente establecidos. 

¿Hasta cuándo deben conservarse los libros oficiales?

La Superintendencia de Sociedades se pronunció el pasado 24 de marzo de 2021 en Oficio 220-032425 sobre la reconstrucción de los libros oficiales extraviados de sociedades que se encuentran liquidadas, para ello recordó, en un primer término, la obligación que tienen los entes económicos de conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, comprobantes de cuentas, aportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones, que, como lo establece el artículo 17 del Título III, Anexo 6, del Decreto 2270 de 13 de diciembre de 2019, deberán ser conservados por 10 años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante.

Concretamente, en el escenario de la liquidación, dice el mismo artículo que el liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación

¿Cuál es el trámite procedente al que debe acudir el liquidador para efectos de la reconstrucción de los libros extraviados?

La entidad mencionó en el oficio estudiado que: “En el evento en que se presente el extravió de los libros, el liquidador debe proceder a la reconstrucción de los mismos dentro de los seis (6) meses siguientes a la pérdida de éstos, en los términos del señalado artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019.”

¿Qué pasa cuando se requiere reconstruir los libros extraviados de una sociedad que se encuentra liquidada y con su registro mercantil cancelado?

Se recordó que la cancelación de la matricula mercantil de una sociedad comercial se da cuando el ente societario fue liquidado y se ha inscrito la cuenta final de liquidación, momento a partir del cual la sociedad desaparece como persona jurídica para todos los efectos a que haya lugar.

De allí que surja el conflicto para el liquidador de conservar los libros por el término mencionado y la necesidad de inscribir nuevos libros, por el extravío de los anteriores, en una persona jurídica que ya no existe. La Superintendencia consideró que:

“Partiendo de la base que la sociedad ya fue liquidada y por ende desapareció del mundo jurídico, es obvio que carece de matrícula mercantil. Por tanto, en el evento de que los libros se extravíen y se proceda a su reconstrucción, bajo una óptica diáfana, no podrían registrarse ante la Cámara de Comercio a nombre de un ente societario que ya no existe. 

Ahora bien, consideramos que lo anterior no es óbice para la reconstrucción de los libros, pues la historia, los hechos jurídicos, económicos y administrativos ocurridos durante la vigencia de la sociedad, no desaparecen simple y llanamente por no poderse inscribir los mismos en el registro mercantil.” (Negrilla fuera del texto).

Esto cobra relevancia puesto que, el liquidador, al ser uno de los administradores sociales, podría ser objeto de sanciones derivadas de una conducta negligente por no guardar la debida diligencia para la custodia de los libros.

¿Dificultad práctica?

La Superintendencia en este caso parece abrir la puerta a la posibilidad de, en caso de requerirse reconstruir los libros oficiales de una sociedad comercial con su matrícula mercantil cancelada, llevar a cabo su reconstrucción sin las formalidades propias de la inscripción de los mismos, como es de conocimiento, la información consignada en los libros de comercio se lleva a cabo en hojas especiales emitidas por la Cámara de Comercio del domicilio de la sociedad que cuentan con una numeración específica, así como con sello y firma que identifica la entidad emisora.

Es relevante tal situación por el carácter probatorio que detentan los libros oficiales según lo que dispone el Código General del Proceso en su artículo 264, donde podrán constituir plena prueba, dar fe contra quien los lleva o constituir un principio de prueba, dependiendo del escenario; lo anterior atendiendo a que los mismos se llevan de acuerdo con las exigencias legales, entre las cuales se encuentra su inscripción en el registro mercantil.

Por ser esta doctrina no vinculante, queda el interrogante de qué pasará y cuál sería el carácter probatorio de los libros reconstruidos sin las formalidades propias del registro mercantil, en un eventual conflicto.

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