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¿Qué requisitos debe cumplir el Oficial de Cumplimiento?

OCH Blog Qué requisitos debe cumplir el Oficial de Cumplimiento

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¿Quién debe designar al Oficial de Cumplimiento?, ¿Qué requisitos debe cumplir Oficial de Cumplimiento?, ¿Qué tipo de vinculación debe tener el oficial de cumplimiento con la Empresa y quién debe asumir ese cargo?, ¿Qué se debe entender cuando se indica que el Oficial de Cumplimiento no debe pertenecer a la administración de la Empresa Obligada?, ¿Las Empresas Obligadas deben designar un Oficial de Cumplimiento suplente?, ¿Se puede tercerizar la función del Oficial de Cumplimiento?, ¿Una Empresa Obligada conforme a lo dispuesto por la Circular No.100-000005 de 2017 que ya cuenta con un Oficial de Cumplimiento designado debe acreditar los requisitos dispuestos en el nuevo Capítulo X?, ¿A qué hace referencia la norma cuando indica que el Oficial de Cumplimiento debe depender de la junta directiva?, ¿Es necesario designar un Oficial de Cumplimiento en el Régimen de Medidas Mínimas?, ¿Cómo puede un oficial de cumplimiento acreditar una experiencia mínima de 6 meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT si se trata de un sistema nuevo?, ¿El oficial de cumplimiento puede ser alguien de la auditoría interna que no sea el auditor interno?, ¿Quién es el encargado de realizar los reportes a la UIAF?

¿Quién debe designar al Oficial de Cumplimiento?

 

Conforme a lo dispuesto en el numeral 5.1.2. del aludido Capítulo X, la junta directiva o el máximo órgano social de la Empresa Obligada deben designar un Oficial de Cumplimiento responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y en el giro ordinario de los negocios de la Empresa. El Oficial de Cumplimiento podrá no encontrarse vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, conforme a lo dispuesto en el numeral 2 y en el literal f) del numeral 5.1.4.3.1. del señalado Capítulo X.

 

¿Qué requisitos debe cumplir Oficial de Cumplimiento? 

 

En virtud de lo previsto en el numeral 5.1.4.3.1. del Capítulo objeto de estudio, el Oficial de Cumplimiento deberá cumplir con los siguientes requisitos:

 

  1. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
  2. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa. Esto implica tener un título profesional y acreditar experiencia mínima de seis (6) meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT y, adicionalmente, acreditar conocimiento en materia de administración del Riesgo LA/FT/FPADM a través de especialización, cursos, diplomados, seminarios, congresos o cualquier otra similar.
  3. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
  4. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo (revisor fiscal o vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso) o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada.
  5. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas. Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
  6. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1 (Debida Diligencia) de este Capítulo X.
  7. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.

 

¿Qué tipo de vinculación debe tener el oficial de cumplimiento con la Empresa y quién debe asumir ese cargo? 

 

Conforme a lo dispuesto en el numeral 5.1.4.3.1. del Capítulo X, el Oficial de Cumplimiento podrá o no ser empleado de la Empresa Obligada.

 

En todo caso, cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas de Debida Diligencia dispuestas en el Capítulo X. 

 

Por su parte, el Oficial de Cumplimiento podrá ser cualquier persona natural, siempre que cumpla con los requisitos para ello dispuestos en el numeral 5.1.4.3.1. 5.

 

¿Qué se debe entender cuando se indica que el Oficial de Cumplimiento no debe pertenecer a la administración de la Empresa Obligada?

 

Según lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995, son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.

 

Así, la labor del Oficial de Cumplimiento no podrá recaer en cabeza de quienes conforme a la ley se consideran como administradores.

 

¿Las Empresas Obligadas deben designar un Oficial de Cumplimiento suplente?

 

Conforme a lo dispuesto en el numeral 5.1.2. del Capítulo X, con el fin de que en la Empresa Obligada haya una persona responsable de la auditoría y verificación del cumplimiento del SAGRILAFT, se deberá designar un Oficial de Cumplimiento.

 

Para evitar la suspensión de actividades del Oficial de Cumplimiento principal, la Empresa Obligada deberá evaluar si resulta necesario designar a un Oficial de Cumplimiento suplente. En todo caso, el Oficial de Cumplimiento suplente deberá cumplir con los mismos requisitos del Oficial de Cumplimiento principal.

 

¿Se puede tercerizar la función del Oficial de Cumplimiento?

 

Uno de los aspectos novedosos de la modificación del Capítulo X de la Circular Básica Jurídica es la posibilidad de tercerizar la figura del Oficial de cumplimiento, lo cual podrá ocurrir a través de personas naturales vinculadas a firmas que se han especializado en la materia o a través de profesionales independientes.

 

Del literal f del numeral 5.1.4.3.1., se infiere que quién funja como Oficial de Cumplimiento podrá ser un tercero no vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, persona natural independiente o asociada a una persona jurídica especializada en este tipo de servicios. En todo caso, se advierte que el Oficial de Cumplimiento debe ser una persona natural, y no podrá, entre otras, estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerza esta función.

 

¿Una Empresa Obligada conforme a lo dispuesto por la Circular No.100-000005 de 2017 que ya cuenta con un Oficial de Cumplimiento designado debe acreditar los requisitos dispuestos en el nuevo Capítulo X?

 

Sí. Conforme a lo previsto en el numeral 7.2. del Capítulo X, las Empresas Obligadas conforme a lo dispuesto por la Circular No. 100-000005 de 2017, tendrán hasta el 31 de agosto de 2021, para ajustar su política LA/FT/FPADM y SAGRILAFT. Lo anterior incluye, dar cumplimiento, entre otras cosas, a lo previsto en el numeral 5.1.2. referente al Oficial de Cumplimiento.

 

Así, la Empresa Obligada deberá certificar que el Oficial de Cumplimiento cumple con los requisitos exigidos en el Capítulo X y deberá informar por escrito a la Superintendencia de Sociedades, dirigido a la Delegatura de Asuntos Económicos y Societarios, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la designación, el nombre, número de identificación, correo electrónico y número de teléfono del Oficial de Cumplimiento principal y suplente (cuando sea procedente).

 

Con la anterior información se deberá remitir la hoja de vida del Oficial de Cumplimiento y copia del acta de la junta directiva o máximo órgano social en la que conste la designación.

 

¿A qué hace referencia la norma cuando indica que el Oficial de Cumplimiento debe depender de la junta directiva? 

 

Conforme a lo dispuesto en el numeral 5.1.2 del Capítulo X le corresponde a la junta directiva designar al Oficial de Cumplimiento, en el evento de que no exista junta directiva, el representante legal propondrá la persona que ocupará la función de Oficial de Cumplimiento, para la designación por parte del máximo órgano social.

 

Por su parte, el numeral 5.1.4.3.1 del Capítulo X establece lo siguiente:

 

“(…) Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva (…)”.

 

Lo anterior implica que el Oficial de Cumplimiento debe reportarle sus actividades directamente a la junta directiva y depender directamente de este órgano social.

 

¿Es necesario designar un Oficial de Cumplimiento en el Régimen de Medidas Mínimas?

 

No. conforme a lo previsto en el numeral 6.2. del Capítulo X, en el Régimen de Medidas Mínimas el representante legal es el encargado y responsable de supervisar y verificar el cumplimiento del mismo.

 

¿Cómo puede un oficial de cumplimiento acreditar una experiencia mínima de 6 meses en el desempeño de cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT si se trata de un sistema nuevo?

 

En el numeral 5.1.2. del Capítulo X se establece que el oficial de cumplimiento debe acreditar experiencia mínima de seis meses en cargos relacionados con la administración del SAGRILAFT, lo cual, implica que lo puede cumplir con la experiencia que haya tenido en la administración de otros sistemas de riesgo de LA/FT.

 

¿El oficial de cumplimiento puede ser alguien de la auditoría interna que no sea el auditor interno?

 

Según lo dispuesto en el literal d. del numeral 5.1.4.3.1. del Capítulo X, la persona natural designada como Oficial de Cumplimiento no podrá pertenecer a los órganos de auditoria, sin que ello se limite únicamente a quién ejerce el cargo de auditor.

 

¿Quién es el encargado de realizar los reportes a la UIAF?

 

En el SAGRILAF, le corresponde al Oficial de Cumplimiento realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas (ROS) o la ausencia de estas (AROS) ante la UIAF. Conforme a lo anterior, se deberá registrar ante el SIREL de la UIAF al Oficial de Cumplimiento para que pueda realizar los reportes respectivos.

 

En el Régimen de Medidas Mínimas, le corresponde al representante legal realizar el reporte de las Operaciones Sospechosas ante la UIAF. Conforme a lo anterior, se deberá registrar ante el SIREL de la UIAF al representante legal para que pueda realizar los reportes respectivos.

 

Fuentes:

https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/NormatividadCircularbasicaJuridica/Circular_100-000016_de_24_de_diciembre_de_2020.pdf

https://www.supersociedades.gov.co/delegatura_aec/Documents/Preguntas-Frecuentes-nuevo-Capitulo-X.pdf#search=sagrilaft

 

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