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¿Qué libros de contabilidad utiliza el perito contable o el perito contador en un dictamen pericial?

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Los libros de contabilidad son utilizados por el perito contador o el perito contable como herramientas para el dictamen pericial ya que tienen toda la trascendencia probatoria necesaria, sumados a los comprobantes de contabilidad y los documentos fuente (soporte) de los mismos.
Conforme con el Decreto 2270 de 2019, en su Anexo 6, los libros de contabilidad son sustento de los estados financieros:

 

“ARTICULO 8°. LIBROS. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

 

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y contínua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

 

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico ya la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

 

1.  Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

 

2.  Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

 

3.  Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

 

4.  Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

c)  Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

 

5.  Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

 

6.  Cumplir las exigencias de otras normas legales.

 

PARÁGRAFO 1. Las empresas comerciales que se encuentren en las condiciones previstas en el numeral 3 del artículo 2° de la Ley 590 de 2000, modificado per el artículo 2° de la Ley 905 de 2004 o la norma que lo sustituya, así como las entidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevar contabilidad en los términos del artículo 1° del presente decreto y que se ajusten a las condiciones previstas en este articulo, deben llevar los libros necesarios para:

1.    Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos debito y crédito, y sus saldos. 

2.    Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

3.    Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

4.    Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

5.    Conocer los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

6.    Los libros auxiliares necesarios para entender los principales.

7.    Cumplir las exigencias de otras normas legales.

 

Los libros con los cuales se de cumplimiento a los numerales 1, 2 y 3 de este parágrafo, deberán llenar los requisitos de registro y autenticación previstos para cada tipo de entidad u organización, ante la autoridad competente. En tratándose de las personas naturales, no son obligatorios los libros de los numerales 2 y 3; y en el caso de las empresas unipersonales no será obligatorio el libro señalado en el numeral 2 de este parágrafo.”

 

Los libros de contabilidad tienen formas definidas en la legislación contable, que describen de manera cualitativa cómo deben llevarse:

 

“ARTICULO 11°. FORMA DE LLEVAR LOS LIBROS. Se aceptan come procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen maquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

 

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables.

 

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

 

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fín de cada mes, determinando su saldo.

 

En los libros está prohibido:

1.    Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren.

2.    Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran «espacios en blanco» los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

3.     Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4.     Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5.     Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.”

 

Históricamente los libros de contabilidad cumplen las características descritas en los nuevos decretos de los marcos normativos. El marco general de la contabilidad colombiana, que fue establecido en el decreto 2649 de 1993, hoy derogado, describía y nominaba algunos de los libros de contabilidad, que precisamente reúnen los criterios establecidos en las actuales normas contables, a continuación los listaremos:

a.  Libro diario o libro de operaciones diarias.

b.  Libro mayor o libro mayor y balances.

c.  Libro de cuenta y razón.

d.  Libro de inventario y balances.

e.  Libro de inventario de mercancías.

f.   Libros auxiliares.

a.   Libro Diario

 

En la ley no está definido el libro diario o el libro de operaciones diarias, tampoco se ha especificado su contenido de manera detallada, solo se impuso como obligación para los entes económicos y para los comerciantes asentar en orden cronológico todas las operaciones que realizaran, tal como lo establecía el artículo 125, inciso 3, numeral 1 del Reglamento General de la Contabilidad (Decreto 2649 de 1993) y ahora lo enuncia el decreto 2270, Anexo 6, antes citado:

“LIBROS. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

(…)

 

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

 

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.”

Según el Consejo Técnico de la Contaduría Pública este libro:

 

“Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.”

Tal como se infiere de su denominación, el libro diario recopila a diario, todas las transacciones comerciales, las cuales encuentran sustento en el comprobante de contabilidad y sus soportes (documentos fuente); es decir, todos los hechos con relevancia monetaria realizados por el ente económico en el día a día.

En él se reflejan las operaciones económicas que a su vez pueden tener relevancia jurídica. El libro diario, se alimenta de los comprobantes de contabilidad, los cuales detallan las transacciones e indican las cuentas que deben afectarse; dichos comprobantes deben encontrarse debidamente respaldados por los documentos fuente, y estos últimos son los que muestran el origen de la transacción, lo que es prueba económico-jurídica de la operación, como ocurre con las facturas, los recibos, los comprobantes de egreso, la notas crédito, las notas débito, pagarés, escrituras públicas, contratos y demás documentos, que permiten al perito contable conocer y comprobar los hechos o transacciones del negocio.

 

b.  Libro mayor.

 

El libro mayor pretende resumir las operaciones que constan en el libro diario; según fuere la necesidad del ente económico, se necesitará resumir las operaciones semanal, quincenal o máximo mensualmente; esos resúmenes arrojarán unos saldos, que serán utilizados como saldo inicial para el mes o período contable siguiente.

Dicho libro mayor, origina las cifras o saldos acumulados que conforman los estados financieros de un ente, que de forma integral permiten al perito contador validar los hechos, operaciones y resultados del negocio.

El fundamento jurídico de este libro contable, se encuentra en el artículo 125, inciso 3, numeral 2 del Decreto 2649 de 1993, en el cual se dispone que los resúmenes de las operaciones deberán hacerse mensualmente, veamos:

 

“2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.”

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública sobre este libro, expuso:

“Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.” 

 

c.   Libro de cuenta y razón.

 

La denominación y el contenido de cada uno los libros de contabilidad, no ha sido regulado de forma expresa por la legislación vigente, la ciencia contable con el propósito de cumplir el mandato de la ley mercantil y contable, que indica la información y las cualidades de los datos asentados en los libros contables, tales como el registro detallado de las operaciones y asientos débitos y créditos, o el resumen por cuenta de las operaciones en un período contable, han suscitado la existencia del libro diario y el libro mayor, como ya han sido definidos en este capítulo.

El comerciante podría escoger según la doctrina imperante entre la existencia del libro diario y libro mayor de forma concomitante, o de un solo libro que reúna el contenido de estos; es decir, que en su haber tenga los movimientos y los resúmenes de los dos libros fusionados.

La doctrina de la Superintendencia de Sociedades (Oficio 115-210384 del 05 de diciembre de 2013) al respecto, ha dicho:

“En cuanto a los libros de contabilidad obligados a llevar:

 

iv)    El artículo 49 de Código de Comercio señala que para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.

 

v)     El artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 consagra que atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y la de sus operaciones se deben llevar los libros necesario para:

 

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

 

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

 

3. Determinar la propiedad del ente el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

 

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores (auxiliares).

 

Cabe anotar que las normas citadas no definen cuáles y cuántos son los libros principales que debe llevar el comerciante, razón por la cual para que la información contable reúna las cualidades a que alude el artículo 4º. del Decreto 2649 de 1993 vale decir, que sea comprensible y útil y además que se presente “en orden cronológico todas las operaciones, bien sea en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes”, conforme lo señala el numeral 1º. del artículo 125 del decreto antes citado, se requiere la utilización de los libros Diario y Mayor y balances o bien aquel que en muchas empresas denominan Cuenta y Razón.

 

De lo antes expuesto, se concluye que el libro de Cuenta y Razón reemplaza a los anteriores, toda vez que este incluye tanto las operaciones en orden cronológico, como los resúmenes mensuales por cada cuenta, lo que equivale a los registros que normalmente se efectúan en los Libros Diario y Mayor y Balances respectivamente.”

Por su parte, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en la Orientación Profesional número 5 del año 2003, ha expresado:

En materia de los libros que deben llevar los comerciantes la Superintendencia de Sociedades se ha pronunciado(6) reiteradamente manifestando que al no haber fijado la ley de manera expresa cuales son, estos deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el art. 125 del Decreto 2649 de 1993, en concordancia con los arts. 50, 52 y 53 del Estatuto Mercantil, de donde se desprende que para que la contabilidad sea comprensible y útil y las operaciones sean registradas en estricto orden cronológico, bien sea de manera individual o por resúmenes globales no superiores a un mes, es necesaria la utilización de los llamados libros Diario y Mayor y Balances.

 

La norma permite que los libros antes citados se pueden reemplazar por el denominado libro de Cuenta y Razón, ya que éste incluye tanto las operaciones en orden cronológico como los resúmenes mensuales por cada cuenta. También puede llevarse un solo libro resumen (oficial) como ha sido interpretado por la Sección Cuarta del Consejo de Estado en sentencia del 19 de marzo de 1999.

 

Lo anterior permite escoger la opción que más se ajuste al ente para llevar sus registros, situación que está en concordancia con el articulo 48 del mismo Código, donde se permite la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios, argumento que ha sido reiterado por el Consejo de Estado.”

 

d.  Libro de inventarios y balances.

 

El fundamento legal de este libro contable se encuentra en el artículo 52 del Código de Comercio, en donde se dispone que los comerciantes deben elaborar un libro en el que se den las referencias de su patrimonio, información que estará determinada por los elementos de la ecuación contable (patrimonio = activos – pasivos).

El artículo en comento, indica:

OBLIGATORIEDAD DE ELABORAR PERIÓDICAMENTE UN INVENTARIO Y UN BALANCE GENERAL. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

 

Es importante distinguir el inventario de cuentas, del inventario de las mercancías, algunos profesionales erran al entender estos dos conceptos como una sinonimia, pero no es así; el inventario de cuentas es una descripción de todos los activos y pasivos del sujeto o ente económico, así como de sus cuentas de patrimonio, en el cual se describen derechos y obligaciones, tanto con acreedores internos, como con acreedores externos; mientras tanto, el inventario de mercancías o Kardex, contiene la descripción detallada de los activos movibles del ente o persona, que equivalen a bienes que se compran y venden, y constituyen el objeto de operación (giro ordinario de los negocios) del ente económico.

Sobre el libro de inventarios y balances se pronunció el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (Orientación Profesional número 5 del año 2003), al decir:

“Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios.

 

El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.”

 

e.   Libro de inventario de mercancías.

 

El libro de inventario de mercancías es un libro auxiliar en el que se determinan las existencias de activos movibles del ente, estos son, aquellos que se compran, distribuyen, suministran y se venden en el giro ordinario de los negocios, así como, las operaciones de entrada y salida al inventario de la empresa.

No se puede confundir con el libro de mercancías con el libro de inventario y balances, dado que este último es un inventario de cuentas, más no de las mercancías como lo indicamos anteriormente.

Por ser un libro auxiliar, hace parte de los libros de contabilidad, pertenecientes al género libros de comercio, por lo que le es aplicable lo referente a la tenencia y conservación.

Respecto del contenido del libro de inventario de mercancías, la ley consideró necesario establecer sus registros, fue así como anteriormente el artículo 129 del Decreto 2649 de 1993, y actualmente el Decreto 2270 de 13 de diciembre de 2019, Anexo 6, dispuso:

ARTÍCULO 12 INVENTARIO DE MERCANCIAS. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

 

1. Clase y denominación de los artículos.

2. Fecha de la operación que se registre.

3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.

4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

 

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.

 

Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

 

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

 

PARAGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.”

 

El contenido de libro auxiliar varía dependiendo de sí el ente económico está o no obligado a llevar inventario permanente de sus mercancías, si no está obligado al inventario permanente, el inventario se determinará de acuerdo al inventario periódico, por ello, no se requiere asentar en el libro lo dicho en los numerales 5, 6 y 7 de la norma en cita.

Para efectos probatorios es importante distinguir si el ente tiene un libro registrado de inventario de mercancías o si los registros se hicieron en este, toda vez que en la actualidad no se exige el registro de los libros de contabilidad, pero para efectos procesales pudo haberse asentado en los libros registrados existentes, el inventario de mercancías, hasta la existencia de hojas que admitieron registro.

A partir del Decreto 019 de 2012, no es posible el registro de este libro contable, lo cual no significa, que no deba llevarse. Para que sirva como prueba deberá estar “certificado por contador público” de conformidad con la ley.

 

f.    Libros auxiliares.

 

Los libros auxiliares detallan, especifican y explican cada una de las transacciones individualmente consideradas, así como las cuentas afectadas con los registros contables producto de la actividad económica.

Algunos profesionales lo han entendido como un libro complementario de los demás libros de contabilidad; sin embargo, es una obligación del ente económico elaborarlos, tal como se desprende de la lectura del numeral 4, inciso 3 del artículo 125 del Decreto 2649 de 1993 como norma anterior y del Artículo 8, del decreto 2270 de diciembre de 201, Anexo 6:

“4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

 

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.”

A su vez, el Código de Comercio informa sobre su existencia, y brinda un concepto de los mismos en el artículo 49, al indicar:

“LIBROS DE COMERCIO – CONCEPTO. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos.”

 

Los auxiliares permiten el completo entendimiento de los libros de comercio en cuanto en ellos se encuentra:

i) el asiento contable por partida doble, ii) la cuenta contable afectada con el asiento, ya sea en el débito o en el crédito, iii) los terceros que participaron en la operación, iv) una breve descripción o detalle de asiento, y v) los valores imputados en las cuentas, ya sean de naturaleza activa o pasiva, aspectos que permiten al perito contador, obtener mayor comprensión de los hechos, dado que puede realizar análisis, exámenes y pruebas para validar su existencia.

Sobre los libros auxiliares el Consejo Técnico de la Contaduría pública, según la Orientación Profesional número 5 del año 2003, dijo:

“Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Único de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad.

 

Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.”

Fuente:

“Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja)

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