La nómina electrónica en Colombia es una realidad.
En el proceso de fiscalización y actualización continuo que realiza la DIAN de sus plataformas tecnológicas, para el año 2021 han implementado la nómina electrónica, la cual es de obligatorio cumplimiento e implementación para todas las personas naturales y jurídicas que tengan empleados a su cargo, sin importar el número de empleados.
¿En qué consiste la nómina electrónica?
Es un proceso a través del cual el contribuyente envía el comprobante electrónico de pago de nómina a la DIAN de forma mensual a través de sus plataformas tecnológicas, la DIAN emite un código de acuse de recibo sobre esta información y la almacena en sus bases de datos para ejercer control y fiscalización de impuestos.
¿Cómo debe enviarse la nómina electrónica?
Debe enviarse a través de un lenguaje de información estructurada en formato XML a través de los sistemas de información de la DIAN. Para esto cada contribuyente debe contar con un software que permita la correcta comunicación entre sus sistemas de nómina y la DIAN, que tengan la estructura exigida por la DIAN para poder emitir el acuse de recibo.
¿La DIAN proporcionará un software gratuito para la transmisión de nómina electrónica?
No, bajo la normatividad actual que hay sobre nómina electrónica la DIAN no dispuso un software gratuito para ello. Tampoco hay conocimiento o borradores de normas que incluyan un software gratuito proporcionado por la DIAN.
¿Qué información se reporta en la nómina electrónica a la DIAN?
Se reportan todos los devengados y deducciones a favor del empleado de forma mensual, incluyendo información del pago como es el número de cuenta, forma de pago, entre otros.
¿Es obligatorio implementar la nómina electrónica en mi empresa si no tengo ingresos o no tengo operación?
Si, la normatividad vigente no establece excepciones para la implementación de la nómina electrónica. Toda persona natural o jurídica que tenga empleados debe implementar y reportar la nómina electrónica de forma mensual.
¿Qué efectos negativos tengo si no implemento la nómina electrónica?
La DIAN desconoce todos los costos y deducciones solicitadas en la declaración de renta, lo cual acarrea mayor impuesto de renta, sanciones e intereses de mora.
¿Puedo seguir liquidando mi nómina en Excel y reportar solo la nómina electrónica a la DIAN?
Si, pero la nómina electrónica debe enviarse a través de un software que cumpla con los requisitos de estructura de información para el envío a la DIAN. Esto significa doble trabajo o reprocesos, pues el software de nómina exige la liquidación de ésta en el sistema para poder estructurar el archivo a enviar a la DIAN. Algunos software permiten el cargue de información a través de archivos planos para estructurar la nómina electrónica, para esto es necesario estructurar la nómina en Excel para hacer la interfase con el sistema de nómina.
