Autor: Ana María Ceballos Álvarez – Abogada Junior
En este artículo hablamos del reciente cambio normativo en Colombia sobre la recolección de datos para la expedición de facturas electrónicas, introducido por la Resolución 00002 del 31 de marzo de 2025, que modifica el artículo 69 de la Resolución 165 de 2023. Además, explicamos qué deben considerar las empresas para cumplir con la ley y proteger la información de sus clientes.
Requisitos clave de la facturación electrónica en Colombia
Según el Artículo 69 de la Resolución 165 de 2023, los sujetos obligados a facturar electrónicamente deben solicitar únicamente los siguientes datos al comprador que desea la expedición de la factura a su nombre:
- Nombre y apellidos o razón social.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico.
Es importante destacar que el correo electrónico es solicitado únicamente con el fin de enviar la factura electrónica. No obstante, si el comprador prefiere recibir una representación gráfica impresa, este dato no sería indispensable.
Cuando esté disponible el servicio electrónico de consulta enunciado en el artículo 70 de la misma Resolución, solo se deberá solicitar el número de identificación del adquirente. Esto busca minimizar la recolección de datos y facilitar los procesos de facturación, respetando los principios en protección de datos personales.
¿Qué medidas deben tomar las empresas?
Para cumplir con la normativa de protección de datos personales y hacer efectiva su facturación, las empresas deben:
- No pedir información adicional innecesaria para el proceso de facturación.
- Informar al titular sobre la finalidad de la recolección.
- Obtener la autorización previa a la generación de la factura.
- Aplicar medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas que eviten la pérdida, acceso no autorizado o uso indebido de los datos personales suministrados.
- Facilitar canales de atención a los Titulares para ejercer sus derechos de acceso, corrección, actualización y supresión de datos personales.
Adoptar prácticas adecuadas de recolección y tratamiento de datos personales en los procesos de facturación no solo evita sanciones legales, sino que también posiciona a las empresas como organizaciones comprometidas con la privacidad y la confianza de sus clientes. ¿Tu empresa ya está cumpliendo con estos requisitos?
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Fuentes:
- Resolución 00002 del 31 de marzo de 2025
- Resolución 165 de 2023
