Autor: Daniel Flórez Osorio
El auditor tiene como objetivo diseñar procedimientos de auditoría que le permitan obtener evidencia de que el inventario registrado en los estados financieros realmente existe, es propiedad de la compañía y se encuentra en condiciones de uso o venta al final del periodo sobre el que se informa.
A continuación, se detallan las principales actividades que un auditor debe ejecutar en diferentes momentos en el que se desarrolla la toma física de inventarios (antes del inventario, durante el inventario y finalizado el inventario), con el fin de obtener evidencia suficiente y adecuada sobre la existencia y valuación del inventario registrado en los estados financieros de una compañía:
1. Antes de iniciar la toma física:
- Verificar que la compañía tiene identificados, separados y organizados por localización y/o bodega los diferentes tipos de inventario (materias primas, productos en proceso, productos terminados e insumos, entre otros).
- Indagar acerca de la mercancía que se encuentra en tránsito bien sea de proveedores o de otra sucursal.
- Validar que se encuentra plenamente identificada y separada la mercancía que por alguna situación no debe estar incluida en el conteo. Establezca las razones y evalúe la razonabilidad.
- Indagar e identificar toda aquella mercancía considerada obsoleta, dañada y de lenta rotación.
- Verificar que la compañía tiene identificada y separada toda aquella mercancía que no es de propiedad de la compañía. (tercero – en consignación).
- Evaluar que la capacitación dada a los funcionarios haya sido clara y con instrucciones precisas sobre la metodología a utilizar para realizar los conteos.
- Validar que se cuentan con procedimientos a seguir para la comprobación de los conteos que generen diferencias, y los cuales incluyen que los nuevos conteos sean realizados por personal diferente al que realizó el primer conteo.
- Validar la conformación de una mesa de control conformada por funcionarios externos a la operación, los cuales no deben participar en el conteo, así como no pueden observar los saldos de las cantidades registradas en el sistema al momento de ingresar los resultados de los conteos.
- Verificar que se haya efectuado la definición formal de grupos de conteo y su distribución por localización.
- Validar que los grupos de conteos fueron constituidos tanto por funcionarios del área como por funcionarios externos / otras áreas
- Validar la entrega de tarjetas y/o planillas para el registro del inventario y si las mismas se encuentran pre- numeradas. (Registrar el número de inicio y finalización del consecutivo de planillas).
- Verificar que las planillas o tarjetas en donde se registra el conteo no presentan stock.
- Verificar que las planillas o tarjetas para el registro de los inventarios, cuentan con una descripción clara del producto, así como su referencia.
- Validar la entrega de elementos de seguridad y protección a los funcionarios que participan en el inventario (casco, guantes, tapabocas, etc.).
- Verificar el corte de los consecutivos de documentos en el sistema antes de iniciar el inventario y luego de terminado el inventario.
- Solicitar el Kardex de inventario generado desde el sistema a la fecha corte de realizarse la toma física.
- Verificar el bloqueo del sistema y acceso restringido para los usuarios con el fin de inhabilitar los movimientos de inventario mientras se realiza la toma física (solo consulta de stock).
2. Durante la toma física:
- Verificar si los conteos son realizados por los equipos de forma ordenada, así como el que cada ítem contado es identificado con una marca.
- Verificar que todos los elementos que se encontraban en cajas selladas fueron abiertos de tal forma que se validó su contenido. En caso contrario se verificó que tanto las cajas como los sellos correspondieran al proveedor.
- Verificar que fueron utilizadas tarjetas o planillas especiales pare el registro de los ítems de lenta rotación, obsoletos o dañados.
- Registrar el nombre y cargo de los funcionarios encargados de investigar las diferencias generadas luego de cruzados los resultados del inventario con los saldos del sistema.
- Seleccione una muestra de ítems a contar por el auditor según criterios establecidos, registre los resultados del conteo y compare sus resultados con los de la administración. En caso de encontrar diferencias investigue la razón y documente el proceso adelantado.
- Validar que los reconteos son realizados por funcionarios diferentes a los que realizaron el primer y segundo conteo.
3. Finalizada la toma física:
- De acuerdo con los resultados del conteo y reconteo, indague sobre los sobrantes y faltantes de ítems, analice su razonabilidad para ser ajustados y verifique tanto la correspondiente autorización del ajuste como su correcto registro contable.
- Discutir con la Administración la antigüedad de los ítems obsoletos, dañados y de lenta rotación, documentando lo manifestado por la administración, así como validando la periodicidad de retiro de dichos ítems.
- Establecer con el responsable de la administración la entrega de todos los informes emitidos como resultado del inventario, de tal forma que se realice un seguimiento a los resultaos obtenidos en el inventario reportados por la administración e identificados por Auditoría.
En conclusión, el éxito de una auditoría de inventarios basada en los procedimientos que establece la NIA 501, se mide por la capacidad del auditor para obtener evidencia suficiente y adecuada que respalde la exactitud y presentación razonable de los inventarios en los estados financieros. Esto se logra a través de la observación detallada del conteo físico, la evaluación de los controles internos, la realización de procedimientos adicionales según sea necesario, y una documentación, evidencia de auditoría y reportes claros de los resultados.
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