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Plazo máximo para celebración de reuniones o asambleas de socios por derecho propio

OCH Blog Plazo máximo para celebración de reuniones o asambleas de socios por derecho propio

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¿Conoce usted qué plazo tienen los socios o accionistas de una compañía para la celebración de sus asambleas por derecho propio, cuando no hubo convocatoria previa a la celebración de las asambleas ordinarias de la compañía?

Autor: Leidy Johanna Arenas Rios – Senior Derecho Comercial – [email protected]

¿Tienen los socios o accionistas de una compañía el deber de reunirse de manera ordinara cada año?

Los socios de toda compañía tienen la obligación, impuesta por el Código de Comercio en su artículo 181, de reunirse en asamblea o reunión ordinaria, mínimo una vez al año, dentro de los primeros 3 meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, salvo que en los estatutos sociales se fijara una fecha o periodos diferentes para la celebración de esta asamblea, previo agotamiento de convocatoria en los términos de ley o en aquellos que hayan sido contemplados en los estatutos de la sociedad.

En estas asambleas de conformidad con el artículo 422 del mismo Código, los accionistas deberán examinar la situación de la sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

¿Qué plazo tenían los socios o accionistas de una compañía en Colombia para realizar las Asambleas Ordinarias en el año 2021, correspondientes a los periodos 2019 y 2020?

En lo que respecta a las Asambleas Ordinarias para aprobación del periodo contable correspondiente al año 2019, permanece en vigencia el Decreto Legislativo 434 de 2020, el cual concedía como plazo máximo para la celebración de dichas asambleas de accionistas o juntas de socios, hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional, y así mismo, si no fuese está convocada, la asamblea o junta se reunirá por derecho propio el día hábil pasado a dicho mes.

Sin embargo, el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo estableció que aquellas Asambleas Ordinarias para la aprobación de estados financieros correspondientes al cierre del ejercicio contable del año 2019 que aún se encuentren pendientes de realizar, y aquellas correspondiente al cierre del ejercicio contable del año 2020 se debieron llevar a cabo a más tardar el 31 de marzo de 2021. Si llegada tal fecha la reunión no fuere convocada, los asociados se podían reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Adicionalmente el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021 faculta a los socios y accionistas para agotar en una sola reunión los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, siempre y cuando en el desarrollo de la reunión se agoten primero todo lo relacionado al ejercicio del año 2019 y luego los del ejercicio 2020.

¿Cuáles son las medidas que deben tenerse en cuanta para realizarse una Asamblea Ordinaria de Accionistas o Junta Ordinaria de socios y las reuniones por derecho propio?

Los socios o accionistas de cada compañía tienen la facultad para escoger la forma en la cual celebrarán sus reuniones Ordinarias, tanto para la aprobación del cierre contable para el año 2019 y 2020, y podrán celebrar tanto la reunión Ordinaria como aquella por derecho propio de manera presencial, no presencial o mixta en virtud del Decreto 398 de 2020.

Adicionalmente, la sociedad será responsable de que se cumplan las disposiciones sanitarias aplicables en el evento de que se realice una reunión presencial, con la finalidad de evitar la propagación del Coronavirus COVID-19, así como del desarrollo de la reunión para las que se realicen bajo la modalidad no presencial o mixta. 

¿Existe algún plazo adicional para la celebración de las Asambleas por Derecho propio en el evento en que no hubiese sido posible su celebración con ocasión al COVID-19?

Conforme con el Decreto 176 del 23 de febrero de 2021, en el evento de haberse presentado dificultades para la celebración de las reuniones por derecho propio, en razón a restricciones de movilidad, límites de aforo o, en general, por efecto de cualquier medida  adoptada por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19, podrán los socios o accionistas de las sociedades realizar una solicitud a la entidad competente, que ordene al administrador o al revisor fiscal que convoque a una reunión en la que se agoten los temas de la reunión ordinaria del ejercicio correspondiente, y en la cual se aplicarán las reglas de quórum y mayorías previstas para las reuniones por derecho propio. 

Es decir, las Sociedad Comerciales deberán presentar dicha solicitud ante la Superintendencia que ejerza sobre ella las actividades de inspección, vigilancia y control, o por regla general ante la Superintendencia de Sociedades.

¿Qué término tienen los socios o accionistas de sociedad comerciales para realizar la solicitud para la celebración de las reuniones por derecho propio?

Los socios o accionistas de sociedad comerciales deberán presentar su solicitud dentro de los treinta (30) días calendario, siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que por las razones antes señaladas no se pudo realizar. Vencido este término no se podrá presentar la solicitud y la entidad competente no podrá impartir la orden de convocatoria en los términos acá señalados.

Es decir, dicha solicitud deberá ser presentada a mas tardar el día cinco (5) del mes de mayo del año 2021.

¿Qué debe contener la solicitud para la celebración de reuniones por derecho propio?

Los socios deberán presentar ante la Superintendencia a la que haya lugar, una solicitud para la celebración de la reunión por derecho propio, a través de los canales de atención presencial o virtual con que cuenta la entidad correspondiente y deberá incluir lo siguiente:

1. El nombre y el número de identificación tributaria -NIT de la sociedad cuya reunión por derecho propio no se pudo desarrollar.

2. El nombre y el número de identificación del solicitante, quien deberá acreditar de forma sumaria su condición de asociado.

3. La manifestación de no haber sido posible hacer la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril y el motivo de dicha imposibilidad, el cual deberá estar acreditado sumariamente.

La información contenida en la solicitud se entenderá presentada bajo la gravedad de juramento del solicitante.

¿Cuál es el procedimiento para la convocatoria a la reunión por derecho propio una vez presentada la solicitud ante la Superintendencia?

Cuando la solicitud presentada por los socios o accionistas fuere presentada dentro de los términos señalados por el Decreto 176 del 2021, la entidad ordenará a los administradores o al revisor fiscal que convoquen a una reunión del máximo órgano social que tenga lugar dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que quede en firme el acto administrativo con la orden correspondiente.

Para la convocatoria la reunión por derecho propio, además de los medios y mecanismos de convocatoria establecidos en los Estatutos sociales, la misma debe ser publicada en la página web de la sociedad, si la tuviere, así como en la puerta principal de las oficinas del domicilio principal en las que opera la administración.

Fuente: Decreto 176 del 23 de febrero de 2021

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