Saltar al contenido

¿Para un dictamen pericial cuál es el tiempo de conservación que tienen que tener los libros de comercio, la contabilidad y papeles del comerciante?

OCH Blog Prohibiciones sobre los libros de comercio que deben tenerse en cuenta en el dictamen pericial

Este contenido es producido por OCH Group, Independent Member de GGI en Colombia.

Conservar los libros de comercio y papeles del comerciante brinda seguridad para efectos del uso de estos en procedimientos administrativos o judiciales, ya que sirven como prueba en los dictámenes periciales.

La conservación de los libros de comercio y papeles del comerciante, se correlaciona con la prescripción extintiva de las obligaciones; a más de lo anterior, la conservación brinda seguridad para efectos de la exhibición de los libros y papeles del comerciante en los diferentes procedimientos administrativos o judiciales, debido a que se convierten en una prueba de valor para sustentar las operaciones de los entes en los dictámenes periciales.

 

Los libros, los papeles y la correspondencia, como prueba en los dictámenes periciales son los que detallan y resumen las transacciones efectuadas por los comerciantes en determinado período; la ley, en atención a ello, ha obligado al comerciante a mantener y custodiar dichos documentos, que sirven para diferentes efectos, entre ellos, como prueba en asuntos jurisdiccionales, de vigilancia, inspección e intervención. 

 

De no existir la conservación de los libros de comercio, la diligencia de exhibición de los libros, papeles y correspondencia, no tendría sentido; pues al no tener la obligación el comerciante de guardar o conservar los libros y papeles, podría este, negar la existencia de tales documentos; lo que hace que se genere incertidumbre o no exista una prueba contable, documental y/o técnica de las operaciones, obligaciones o derechos que en un determinado período pudo realizar el ente económico o comerciante. 

 

Así las cosas, si no existiese la obligación de conservar los libros, papeles y correspondencia, no quedaría otro camino que demostrar las obligaciones contractuales, actos de comercio u operaciones económicas, por otros medios de prueba, que a la postre, solo serían los contratos documentados en forma escrita, digital o análoga, los títulos valores, los testimonios o los interrogatorios, teniendo en cuenta que el comercio en general y en el más de las veces no realiza los negocios jurídicos cotidianos a través de los instrumentos documentales antes dichos.

 

Las anteriores apreciaciones fueron tenidas en cuenta por el legislador al establecer en el Estatuto Mercantil, el deber de conservación de la correspondencia y demás documentos que soportarán las transacciones que hubiere realizado un comerciante, así lo expresó en el numeral 4 del artículo 19 del Código de Comercio:

 

“OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES. Es obligación de todo comerciante:

(…)

4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades;”.

 

Marco normativo referente a la conservación de libros, papeles y correspondencia del comerciante. 

 

La conservación de los libros de comercio en la modernidad, ha sido reglada en orden cronológico, así: 

i) Decreto 410 de 1971 (Código de Comercio), numeral 4 del artículo 19 y el artículo 60. 

https://as1.ftcdn.net/v2/jpg/00/14/31/32/500_F_14313299_8pvkcKxgrzxavNFJ7Icxa21jcwStuJtt.jpgii) Ley 962 de 2005 (Ley antitrámites), artículo 28. 

 

Es importante tener en cuenta este referente normativo, dada la variedad de cambios que ha sufrido en el transcurrir del tiempo, la conservación de los libros y papeles del comerciante, situación que se ve influida por los avances tecnológicos, e incluso podríamos decir que dichas normas se encuentran a la saga del desarrollo de las TIC. 

 

En principio la conservación de los libros y papeles del comerciante, se hizo explícita en el artículo 60 del Estatuto Mercantil; norma que regla dos actuaciones con relevancia jurídica, como lo es la conservación y la destrucción de los libros de comercio; en lo que respecta a la conservación se dispuso:

 

“CONSERVACIÓN DE LOS LIBROS Y PAPELES CONTABLES – REPRODUCCIÓN EXACTA. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción.“

 

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.” 

 

La obligación de conservación de los libros y papeles del comerciante se estableció por un período de diez (10) años según la norma anterior, tiempo que se contará desde: i) el cierre de esos libros y papeles, y ii) la fecha del último asiento, documento o comprobante. 

 

Es decir, era obligación del comerciante conservar los libros y papeles de comercio por ese período de tiempo, pues de ahí en adelante podría destruirlos, previo cumplimiento de los siguientes requisitos:

i. Que se garantizará la reproducción exacta de tales libros y papeles. 

ii. Que en la Cámara de Comercio donde debieron haberse registrado, se comprobará la exactitud de la reproducción. 

iii. Que el secretario de la Cámara de Comercio levantará un acta donde: a) se estipularé cuales libros y papeles fueron destruidos, y b) el procedimiento que se utiliza para la reproducción de la copia. 

 

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

 

La expedición de la Ley 791 de 2002 (por medio de la cual se reducen los términos de prescripción en materia civil) y su posterior entrada en vigencia, trajo consigo un cambio en el término de prescripción de los derechos, lo que repercutió en diferentes campos del ordenamiento jurídico; el ámbito comercial no fue ajeno a tal cambio normativo, y con la ley antitrámites del año 2005 (Ley 962 de 2005), se introduce una nueva regulación acerca de la conservación de los libros y papeles del comerciante de una manera un poco más amplia, dejando de lado lo referente en esta norma a la destrucción de tales documentos. 

 

El artículo 28 de la Ley 962 de 2005, entró a regular la conservación de los libros de comercio, disponiendo: 

 

RACIONALIZACIÓN DE LA CONSERVACIÓN DE LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.

 

Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.

 

Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.”

 

Los cambios a resaltar en esta reforma son los siguientes:

 

i. La norma comercial primigenia solo cita los libros y papeles del Capítulo al que pertenece el artículo 60 del Código de Comercio.

La Ley “antitrámites” universaliza la conservación y manda que “los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados”, lo que significa que son todos, entre ellos, los libros de comercio (de contabilidad, auxiliares, de inventarios, de socios o accionistas, de actas de asamblea, de junta de socios, de junta directiva o consejo de administración, entre otros), los estados financieros de propósito general y especial, los comprobantes, los soportes o documentos fuente (contratos, títulos valores, facturas, cuentas de cobro, recibos, egresos, transferencias, notas débito y crédito, notas de contabilidad, entre otros), la correspondencia y archivo del ente, y demás documentos físicos, electrónicos o digitales que tengan que ver con los actos de comercio, las operaciones realizadas o por realizar.  

 

ii. Se suprime el evento de “el cierre de aquellos”, como punto de partida para el conteo del período de conservación, para dejar solo como referente de inicio “a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante”, lo que torna más preciso el período, no dependiendo este del corte o cierre contable, sino de la fuente misma de la contabilidad como lo son los documentos soporte, los comprobantes y asientos. 

 

iii. La conservación de los libros y papeles del comerciante puede hacerse en “papel o en cualquier otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta”, lo cual constituye una innovación, dado que podría el propietario de la información no tener un solo documento físico, siempre que, cumpla las normas para captura, almacenamiento y reproducción de datos.

 

iv.Esta última norma sobre la conservación no solo es aplicable a los comerciantes, sino también a “las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información”, lo que la convierte en una norma general, no solo una norma especial de carácter mercantil. 

 

v. El último inciso del artículo 28 de la Ley 962 de 2005: “Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales”, confirma que se trata de la norma general sobre conservación de libros y papeles, la cual no aplica frente a normas especiales que establezcan otros términos o mecanismos. 

 

Con la expedición y entrada en vigencia del artículo 28 de la Ley 962 de 2005, el comerciante no deberá esperar a que pasen diez (10) años o más para conservar sus libros y papeles en otros medios, pues bastará con que se garantice la reproducción de los mismos con el cumplimiento de las normas sobre datos o archivos electrónicos.  

 

De manera conclusiva, las anteriores alocuciones fueron explicadas por la Corte Constitucional:

Con el fin de racionalizar los trámites para el ejercicio de actividades privadas, el artículo 28 estudiado unifica y disminuye el término de conservación de los libros y papeles del comerciante. Al respecto debe anotarse que uno de los efectos de la norma estudiada es que la administración o los particulares que como las cámaras de comercio cumplen funciones públicas frente a los comerciantes, pierden la facultad de exigir la exhibición de tales documentos una vez vencido el nuevo plazo establecido. En segundo lugar, la posibilidad que se confiere al comerciante o a quien ejerza actividades comerciales de conservar, a su elección, en cualquier medio, – papel o en otro medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta -, los papeles o documentos en que se soporte la práctica comercial, también cumple el objetivo de “racionalizar” las exigencias de la administración frente a las actividades comerciales. En este sentido, la norma mencionada flexibiliza y facilita el cumplimiento de una obligación de los particulares, exigible por la administración o por las cámaras de comercio. En esta medida, parece claro que la disposición aclara, flexibiliza y disminuye requisitos y procedimientos que debían adelantar los comerciantes o quienes ejercieran las funciones de comercio.” 

 

Fuente: “Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja). Comprar aquí.

Contacta al Experto

Mauricio Ochoa

Mauricio Ochoa

Contador Público - Abogado - Partner - e-mail: [email protected] - Oficina: +57 6042666474 - Cel: +57 3012085777

¿Necesitas este servicio o nuestra asesoría?

Si este tema es de tu interés, requieres este servicio o nuestra asesoría, contacta al experto. Llámanos en Medellín al 6042666474 o vía Whatsapp al 3012085777.

Expertos asociados

Etiquetas

Compartir este Post en:

Si este tema es de tu interés, requieres este servicio o nuestra asesoría, contacta al experto. Llámanos en Medellín al 6042666474 o vía Whatsapp al 3012085777.

Publicaciones recientes

OCH-Mauricio-Ochoa

Mauricio Ochoa

Contador Público – Abogado – Partner

OCH-Camilo-Ochoa

Camilo Ochoa

Partner Assurance & Audit

OCH-Camilo-Franco

Juan Camilo Franco

Partner Legal Services

OCH-Daniel-Diosa

Daniel Diosa

Abogado Senior Legal & Tax

OCH-Elkin-Salazar

Elkin Salazar

Partner Finance & Transactions

OCH-Farley-Zuluaga

Farley Zuluaga

Partner Risk & Technology

OCH Foto Perfil Juan Pablo Calle

Juan Pablo Calle

Abogado Junior Legal Services