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Papeles de comercio como soporte y sustento del dictamen pericial

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Los papeles comerciales, denominados además papeles contables, son documentos con objetivos, requisitos y condiciones diferentes, los cuales fundamentan los libros de comercio, y sirven de soporte para sustentar los dictámenes periciales.

Los papeles de comercio se componen de los papeles contables y los papeles comerciales, cada uno cumpliendo fines diferentes en la vida jurídica y contable.

 

En términos generales, los papeles de comercio son los soportes de las operaciones, transacciones o decisiones de los entes económicos; a través de estos se logra determinar, detallar e indicar los movimientos o eventos que antecedieron y repercutieron en la contabilidad o en la administración del ente societario, aspectos de gran relevancia en la elaboración de los dictámenes periciales.

 

La doctrina ha dicho sobre los papeles de comercio, lo siguiente:

 

“(…) y bajo la denominación de “papeles de comercio” hay que entender la correspondencia comercial y los comprobantes de las cuentas, que deben llevarse y conservarse según lo previsto en los artículos 54 y 53 del mismo Código”

 

Los papeles comerciales son entre otros, la correspondencia comercial, los contratos, los comprobantes e incluso los documentos fuente de la contabilidad, tales como: facturas, recibos, egresos, notas, etc., que también son denominados papeles contables, utilizados comúnmente por los peritos para la elaboración de los informes periciales. Unos y otros documentos con objetivos, requisitos y condiciones diferentes, pero con la característica de ser especies del género: “papeles del comerciante”, que en últimas son el fundamento y soporte de los libros de comercio. 

 

Se ha reglado de manera independiente la correspondencia comercial y los papeles contables; como lo hace el Código de Comercio, en los artículos 51  54 y 55 .

 

Los papeles contables. 

 

El fin de la contabilidad es registrar y revelar de forma ordenada y resumida todos los movimientos o transacciones financieras que efectúa un ente económico en un determinado período, sea legal o convencional. La ciencia contable ha permitido establecer un proceso que mediante la aplicación de las normas contables, permite lograr dicho fin de manera más o menos uniforme, para que la lectura de los estados financieros sea posible por el conglomerado mercantil y las entidades públicas. 

 

El proceso se ha denominado ciclo contable; el primer eslabón del ciclo contable es el hecho económico, el cual se traduce en cualquier actividad, operación o transacción que realiza el ente o comerciante, en el ámbito social donde desarrolla sus negocios; debe anotarse, que lo que importa a la contabilidad es que ese hecho se incorpore y por ende sea reconocido en los libros contables, toda vez que uno de los objetivos de la contabilidad consiste en la revelación plena de los hechos económicos, permitiendo a la administración fundamentar y tomar decisiones con base en dicha información.

 

Cada uno de los hechos económicos incorporados en los libros de contabilidad, deben estar precedidos de un soporte que acredite la ocurrencia de tal evento. En el respectivo comprobante de contabilidad se determinará la cuantía, la fecha, origen y descripción de las transacciones, además de indicar las cuentas afectadas con el asiento o registro contable. A los citados soportes y comprobantes de contabilidad, se les denomina: papeles contables, que por tal naturaleza, son el documento fuente idóneo para determinar los hechos ocurridos, tal como lo requiere el perito en el desarrollo del objeto de la pericia.

 

Los papeles contables son una especie de los papeles del comerciante y ostentan una doble connotación, puesto que por un lado sirven como soporte y fundamento de la contabilidad y además pueden llegar a ser útiles para detallar y aclarar la información contable; estos papeles pueden definirse como los que fundamentan y soportan los libros contables, y por defecto los estados financieros, posibilitan además precisar y explicar con mayor detalle cada uno de los movimientos que se reflejan en la contabilidad. 

 

Son ejemplos de los papeles contables o de contabilidad, los soportes contables o documentos fuente tales como: las facturas de venta, los egresos o comprobantes de pago, los recibos de caja o bancos, las notas débito, las notas crédito, el Kárdex, las consignaciones o transferencias bancarias, entre otros. 

 

Los comprobantes de contabilidad no pueden confundirse con los soportes contables o los documentos fuente; el comprobante de contabilidad es un documento elaborado por la administración, en el cual se describe la transacción, se le da un orden consecutivo y cronológico, y se detallan las cuentas afectadas en la contabilidad del ente o comerciante.  

 

Los papeles de comercio y los papeles de los comerciantes. 

 

La legislación mercantil enuncia los “papeles de comercio” que hacen parte de las transacciones ejecutadas por los entes económicos o comerciantes, tales como: las facturas de venta, las letras de cambio, los cheques, entre los otros títulos valores que puedan circular en el mercado. 

 

Los papeles de comercio suelen denominarse en el ámbito jurídico como papeles o instrumentos negociables, pues estos, pueden ser transados por el comerciante.

 

Bernardo Trujillo Calle, ha definido los títulos valores con base en la ley mercantil, así:

 

“Los títulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora, dice el artículo 619” .

 

Sobre las diversas maneras o formas en que se denominan los títulos valores, el autor en comento, expresa al respecto:

 

“Se adoptó la denominación de “títulos – valores” que es la misma del Proyecto de Ley Uniforme para América Latina, conocido con el nombre de INTAL, por ser el que mejor refleja su esencial contenido. Pero hay otros nombres universalmente conocidos como los de “títulos de crédito”, “títulos circulatorios”, “papeles de comercio”, “instrumentos negociables”, “efectos de comercio”, “documentos negociables”, todos ellos con mayor o menor ámbito de significación en el derecho comercial”.

 

Los papeles de comercio hacen posible evidenciar negocios efectuados por el comerciante; pues en ellos se incorpora un crédito u obligación, además de identificarse la persona beneficiaria de tal derecho; crédito que debe su origen o subyace en un negocio mercantil o cualquier otro tipo de negocio jurídico. Los papeles de comercio sirven a la contabilidad como soporte de las operaciones, en cuyo caso también serán papeles contables o documentos fuente de la contabilidad. 

 

Aunque en la ley mercantil de manera clara e inequívoca no se establezca el concepto jurídico de papeles de comercio, si regula sus especies, y estos a su vez conformarán la contabilidad como soporte de los registros contables, tal como lo reconoce el artículo 51 del Código de Comercio:

 

“Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios”.

 

Se establece entonces una diferencia entre los papeles de comercio que pueden estar relacionados con los libros contables, ya que les sirven de soporte, y los papeles del comerciante, entre los que se encuentra la correspondencia, los soportes y comprobantes de contabilidad, que no necesariamente son títulos valores (papeles de comercio). 

 

Es posible que un mismo documento, revista la característica de papel del comerciante, papel de comercio y papel de la contabilidad, es el caso de la factura de venta, que reuniendo los requisitos para ser un título valor es un “papel de comercio”, que siendo sustento de una operación económica de compraventa, es un “papel del comerciante”, y que dado su contenido económico debe registrarse en la contabilidad convirtiéndose en un documento fuente o en un “papel contable”, por ello son infantables en los documentos que usa como prueba, el perito o auxiliar de la justicia, en el desarrollo de su labor. 

 

El Código de Comercio, en el artículo 54, obliga al comerciante a dejar constancia de los negocios que realice, a lo que denominó “correspondencia comercial”, que coincide con la “correspondencia directamente relacionada con los negocios”, de que trata el artículo 51 del mismo Estatuto Comercial; el artículo 54, dispone:

 

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta”.

 

La ley mercantil establece como obligación del comerciante, mantener el archivo de la correspondencia comercial, en la cual pueden estar incluidos los papeles de comercio y/o los papeles del comerciante, que hicieron parte de los negocios y sirven para acreditar o probar posteriormente la ocurrencia de los mismos.

 

Fuente: “Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja). Comprar aquí.

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