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BIBLIOTECA DE NORMAS

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OFICIO 220-078598 DE 12 DE ABRIL DE 2024 (12/04/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre la figura del administrador de hecho. Se explica que es aquella persona que, sin ser administrador formal, participa en la gestión, administración o dirección de una sociedad. Se citan varias sentencias y pronunciamientos de la entidad que desarrollan los criterios para identificar un administrador de hecho, como dirigir actuaciones de otros administradores, obligar a la sociedad a asumir obligaciones cuantiosas, ser reconocido como administrador, presentarse ante terceros como director y adoptar decisiones trascendentales. También se menciona la responsabilidad solidaria e ilimitada que les asiste por dolo o culpa, al igual que a los administradores formales.
Finalmente, la Superintendencia brinda un informe detallado sobre los criterios, alcance, responsabilidad y pronunciamientos de la Superintendencia de Sociedades respecto a la figura del administrador de hecho en las sociedades comerciales.

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OFICIO 220-061675 DE 16 DE AGOSTO DE 2012 (16/008/2012) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre la responsabilidad de los constructores de vivienda nueva en caso de incumplimientos relacionados con las especificaciones arquitectónicas. La Superintendencia explica que, a partir del Decreto 078 de 1987 y la Ley 9 de 1989, la competencia para ejercer control sobre este aspecto recae en los entes territoriales (distritos y municipios), quienes deben velar por que no se desmejoren las especificaciones contempladas en los planos arquitectónicos y se cumpla con los reglamentos de propiedad horizontal.

Adicionalmente, la Superintendencia aclara que, si bien no tiene competencia directa sobre este tema, los administradores de las sociedades constructoras pueden ser responsables solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que causen a terceros por dolo o culpa, de acuerdo con la Ley 222 de 1995. En caso de incumplimientos, el afectado puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio por protección al consumidor o a la justicia ordinaria.

Finalmente, la responsabilidad por incumplimientos en las especificaciones arquitectónicas de vivienda nueva corresponde a los entes territoriales, pero los administradores de las constructoras también pueden ser responsables solidarios ante terceros afectados.

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OFICIO 220-033514 26 DE FEBRERO DE 2024 (26/02/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre el régimen laboral de los empleados de las cámaras de comercio, señalando que estas entidades son de carácter privado y sujetas al régimen laboral del Código Sustantivo del Trabajo. La Superintendencia de Sociedades aclara que emite conceptos de carácter general y que no tiene competencia sobre asuntos laborales específicos de las cámaras de comercio. Se destaca que los empleados de las cámaras de comercio son trabajadores particulares regidos por contratos laborales.
Finalmente, la Superintendencia de Sociedades, enfatiza la naturaleza privada de las cámaras de comercio y la exclusión de la competencia de la Superintendencia de Sociedades en asuntos laborales específicos de estas entidades.

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OFICIO 220-109316 DE 14 DE MAYO DE 2024 (14/05/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre el fallecimiento de un accionista de una sociedad anónima o sociedad por acciones simplificada (SAS), y los efectos que esto tiene en la representación de las acciones, la gestión de la sociedad y el proceso de liquidación, en caso de que la sociedad se encuentre disuelta.
Se explica que la representación de las acciones de un accionista fallecido corresponde inicialmente al albacea con tenencia de bienes o, en su defecto, a quien designen por mayoría los sucesores reconocidos o el juez. Ningún heredero puede actuar individualmente sin dicha representación.
En caso de liquidación, el liquidador puede continuar el proceso sin aprobación de herederos, aunque la persona que represente al causante podrá asistir a reuniones del máximo órgano para aprobar etapas de la liquidación. No hay un término fijado para finalizar la liquidación, pero debe procurarse hacerlo a la mayor brevedad. El fallecimiento del accionista no suspende ni interrumpe el proceso de liquidación. La representación de las acciones de un accionista fallecido debe canalizarse a través del albacea, los sucesores reconocidos o el juez. Los herederos individualmente no pueden ejercer derechos sobre dichas acciones. En liquidación, el proceso continúa sin requerir aprobación de herederos, aunque su representante participa en el máximo órgano social.

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OFICIO 220-109620 DE 14 DE MAYO DE 2024 (14/05/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre si un menor de edad puede ser miembro principal o suplente de la junta directiva de una sociedad comercial. La respuesta es negativa, ya que un menor de edad no tiene plena capacidad para obligarse debido a su minoría de edad (menor de 18 años), según lo establecido en los artículos 1502 y 1504 del Código Civil.
Además, esto sería incompatible con los deberes y responsabilidades de los administradores estipulados en los artículos 22 a 24 de la Ley 222 de 1995, que establecen que deben obrar con diligencia, lealtad y buena fe en interés de la sociedad, y responden solidaria e ilimitadamente por los perjuicios que causen por dolo o culpa a la sociedad, socios o terceros.
Finalmente, un menor de edad no puede ser miembro principal o suplente de una junta directiva de una sociedad comercial, ya que carece de plena capacidad para obligarse y asumir las responsabilidades que conlleva dicho cargo según la normativa vigente.

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OFICIO 220-109316 DE 14 DE MAYO DE 2024 (14/05/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre, si el representante legal de una sociedad anónima colombiana debe identificarse con cédula de ciudadanía o extranjería para adelantar trámites ante la Superintendencia de Sociedades. La respuesta indica que, en general, la Superintendencia no solicita presentación de documento de identidad, pero se reserva el derecho de solicitarlo en casos específicos para garantizar la transparencia. Sin embargo, existen algunos casos contemplados en normas donde sí se exige la presentación personal, como la devolución de dineros en procesos de intervención y la presentación de inventarios en liquidaciones voluntarias.
En cuanto a si un representante legal extranjero puede identificarse solo con pasaporte, señala que según el Decreto 1067 de 2015, los extranjeros se identifican con pasaporte, salvo aquellos con ciertas categorías de visa que deban registrarse ante Migración Colombia, quienes se identifican con la Cédula de Extranjería.

Finalmente, la Superintendencia de Sociedades, por regla general, no exige documento de identidad para trámites, pero puede solicitarlo. El representante legal extranjero puede usar el pasaporte como identificación, a menos que tenga una visa que requiera Cédula de Extranjería.

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OFICIO 220 068883 28 DE MARZO DE 2023 (28/03/2023) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia
sobre si los establecimientos en los que las entidades que integran el Sistema Nacional del Deporte adelantan sus funciones, deben ser inscritos en el Registro Mercantil. Se explica lo siguiente:
1. Las entidades que conforman el Sistema Nacional del Deporte están exceptuadas de inscribirse en el Registro Mercantil, según el artículo 2.2.2.40.1.3 numeral 7 del Decreto 1074 de 2015.
2. Se describe quiénes integran el Sistema Nacional del Deporte, de acuerdo con la Ley 181 de 1995 y el Decreto 1228 de 1995, incluyendo entidades públicas y privadas.
3. Las cajas de compensación familiar, entre otros, pueden actuar como clubes deportivos sin requerir cambiar su estructura, según el parágrafo del artículo 2 del Decreto 1228 de 1995.
4. Las entidades del Sistema Nacional del Deporte cumplen funciones para el fomento del deporte y la recreación, de acuerdo con el deber constitucional del Estado.
Conclusión: Los establecimientos o dependencias en los que las entidades que integran el Sistema Nacional del Deporte adelantan sus funciones, se encuentran exceptuados de ser inscritos en el Registro Mercantil.

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OFICIO 220-042367 DEL 5 DE MARZO DE 2024 (05/03/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre si las actas de junta directiva de las cámaras de comercio gozan de reserva legal y pueden ser conocidas por cualquier ciudadano mediante derecho de petición.
La Superintendencia señala que las cámaras de comercio son entidades privadas que cumplen funciones públicas, como los registros públicos. Cita la sentencia T-690 de 2007 de la Corte Constitucional, que indica que los documentos relacionados con las funciones públicas de las cámaras no tienen reserva y pueden ser consultados, pero los documentos relacionados con sus actividades privadas sí son reservados.
No obstante, la Corte establece que cuando un documento contiene aspectos públicos y privados, prevalece el carácter privado y la reserva, salvo que se acredite un interés legítimo y la solicitud sea razonable, proporcionada y justificada.
Finalmente, se debe tener en cuenta que las actas de junta directiva de las cámaras de comercio pueden tener carácter reservado, a menos que se soliciten apartes específicos relacionados con el cumplimiento de funciones públicas y se acredite un interés legítimo, en cuyo caso la solicitud debe ser razonable, proporcionada y justificada.
Constitución Política, artículos 123 inciso 3, 210 inciso 2, Código de Comercio, artículo 86, Ley 1437 de 2011, artículos 14 y 28, Ley 1755 de 2015, artículo 1, Sentencia T-690 de 2007 de la Corte Constitucional

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OFICIO 220-042087 DEL 4 DE MARZO DE 2024 (04/03/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre el órgano societario competente para designar el Oficial de Cumplimiento del Sistema de Autogestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SAGRILAFT) en una sociedad por acciones simplificada con accionista único que es una persona jurídica extranjera sin domicilio en Colombia y sin junta directiva.
La Superintendencia aclara que, para efectos del SAGRILAFT, la designación del Oficial de Cumplimiento corresponde a la junta directiva y, en caso de no contar con ésta, al máximo órgano social. El representante legal no está facultado para realizar tal designación. Se cita el numeral 5.1.2 de la Circular Externa 100-000016 de 2020 que regula este aspecto.
Además, se indica que para el nombramiento del Oficial de Cumplimiento se debe seguir el procedimiento establecido en la ley y los estatutos, con la respectiva convocatoria y mayorías requeridas. El accionista único no puede delegar en el representante legal este nombramiento, pero en una sociedad por acciones simplificada podría hacerse en una reunión de la asamblea de accionistas.
Finalmente, en una sociedad por acciones simplificada con accionista único extranjero y sin junta directiva, el nombramiento del Oficial de Cumplimiento del SAGRILAFT debe ser realizado por el máximo órgano social (asamblea de accionistas), siguiendo el procedimiento legal y estatutario establecido. El representante legal no está facultado para hacer este nombramiento directamente.

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OFICIO 220-105698 DE 07 DE MAYO DE 2024 (07/05/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre si las Cámaras de Comercio pueden tercerizar o subcontratar las funciones de recopilar y certificar la costumbre mercantil establecidas en los numerales 5 y 6 del artículo 86 del Código de Comercio y el numeral 5 del artículo 2.2.2.38.1.4 del Decreto 1074 de 2015. También se consulta sobre las instrucciones y parámetros que deben seguir las Cámaras de Comercio para cumplir estas funciones.
Se explica que la costumbre mercantil tiene la misma autoridad que la ley comercial y que las Cámaras de Comercio tienen la responsabilidad de recopilarla y certificar su existencia. Según el Decreto 2042 de 2014, las Cámaras pueden contratar con terceros para cumplir sus funciones, incluyendo la recopilación de la costumbre mercantil, pero la certificación sobre su existencia es una facultad exclusiva de las Cámaras.

Finalmente, las Cámaras de Comercio pueden subcontratar la recopilación de información sobre costumbres mercantiles, pero no la certificación sobre su existencia, que es una función que les compete exclusivamente. No existen instrucciones específicas de la Superintendencia de Sociedades sobre los parámetros a seguir, y corresponde a cada Cámara establecerlos.

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OFICIO 220-042763 DEL 6 DE MARZO DE 2024 (06/03/2024) de la Superintendencia de Sociedades

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre la clasificación de las contribuciones que se pagan a la Superintendencia y de las acreencias a favor de los accionistas en procesos liquidatorios de sociedades.
Respecto a la contribución que deben pagar las sociedades en liquidación privada, la Superintendencia indica que las contribuciones parafiscales están comprendidas dentro del concepto de «créditos del fisco» y, por ende, gozan de la preferencia reconocida a los créditos de primera clase según el régimen civil. Cita los oficios 220-034911 de 2012 y 220-084440 de 2012 que sustentan esta posición.
En cuanto a las deudas a favor de los accionistas por préstamos realizados a la sociedad, se señala que estos créditos constituyen un pasivo externo de la compañía y, en principio, en un proceso liquidatorio deben calificarse y graduarse como créditos quirografarios de quinta clase si no tienen garantías, al mismo nivel que los demás acreedores de esta clase. Se cita el oficio 220-147190 de 2018 que aborda este tema.
Finalmente, en los procesos liquidatorios de sociedades, las contribuciones que se adeuden a la Superintendencia de Sociedades deben clasificarse como créditos de primera clase con pago preferente. Por su parte, las deudas a favor de los accionistas por préstamos realizados a la sociedad constituyen créditos quirografarios de quinta clase, salvo que cuenten con garantías.

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OFICIO 220-105563 DE 05 DE MAYO DE 2024 (05/05/2024) de la Superintendencia de Sociedades)

En el presente oficio la Superintendencia de Sociedades se pronuncia sobre la posibilidad de que un abogado con licencia temporal ejerza la representación de un tercero en procesos de reorganización y liquidación judicial de acuerdo con la Ley 1116 de 2006. La respuesta indica que, aunque estos procesos son de única instancia, no están contemplados dentro de los asuntos excepcionales en los que pueden intervenir como apoderados los egresados de derecho con licencia temporal, según el Decreto 196 de 1971. Sin embargo, se permite la intervención directa de los acreedores sin necesidad de ser representados por un abogado. Si deciden acudir a un apoderado judicial, éste debe ser un abogado debidamente inscrito y con tarjeta profesional vigente.

Finalmente, los abogados con licencia temporal no pueden ejercer la representación de terceros en los procesos de reorganización y liquidación judicial de la Ley 1116 de 2006 ante la Superintendencia de Sociedades, ya que estos no se encuentran dentro de las excepciones contempladas en el Decreto 196 de 1971.

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