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Los libros de contabilidad como herramienta para el perito contador y el perito financiero en los dictámenes periciales contables

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Los libros de contabilidad registran y resumen de forma ordenada bajo la técnica y normatividad aplicable, los hechos económicos que afectan la situación financiera de las personas o entidades, sirven de sustento a los estados financieros y dictámenes periciales.
Los libros de contabilidad, son una especie del género de libros de comercio, así lo expresó el Consejo de Estado en Sentencia del 9 octubre de 1998, radicado número 9069:

 

“(…) dentro de los libros de comercio se encuentra los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad.”

 

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en la Orientación Profesional No. 5 de 2003.señaló lo que ha de entenderse por libros de contabilidad:

 

“Por libros de contabilidad se entienden los documentos donde se registran las transacciones y situaciones con valor monetario sucedidas en los entes económicos y que serán el fundamento de los estados financieros, como quiera que sus saldos y las operaciones registrada (sic) son la fuente para su elaboración”.

 

De la definición de los libros de contabilidad, se desprende: i) la importancia de los mismos en el comercio, pues además de reposar en ellos las transacciones que realiza el ente económico (registros contables), son el fundamento de los estados financieros, y ii) el registro de las transacciones en los libros, es sustento de los negocios y los hechos económicos de los comerciantes, siendo un medio probatorio de eficacia relativa y no absoluta, de gran relevancia para los dictámenes periciales contables y financieros.

 

La Corte Constitucional sobre la contabilidad y la función que cumple, en la Sentencia C–062 de 2008, manifestó:

 

“Ahora bien, entre muchas de las funciones que cumplen los libros de comercio está la de llevar contabilidad de los negocios. La contabilidad es la técnica normatizada que le sirven de pauta al comerciante para registrar las transacciones que realiza y que le permite conocer en cualquier momento el estado de sus negocios. Es, en sentido estricto, la técnica que permite registrar, en forma cifrada, los movimientos de valores y bienes de una empresa, así como la apreciación de los resultados de la respectiva explotación.

 

La contabilidad cumple fundamentalmente dos funciones: permite que el comerciante tenga información relacionada con la marcha actual de sus asuntos, pero también comunica a terceros, ajenos al negocio, acerca del desenvolvimiento de los mismos. Así, la contabilidad tiene una función interna, que interesa exclusivamente al comerciante, pero se ve complementada por una función externa, que beneficia a la comunidad, es decir, a los bancos, los acreedores, los proveedores, los inversionistas, los organismos de vigilancia estatal, el aparato fiscal, los comerciantes con quienes pueden entablarse negocios o litigios y, en general, la comunidad toda.

 

Como se ha dicho, llevar la contabilidad regular de los negocios reporta un beneficio directo para el comerciante, porque le permite conocer en cualquier momento el estado de sus negocios, la magnitud de sus activos y pasivos y el grado de exigibilidad de los últimos; la velocidad de rotación del inventario, su posición frente a los proveedores y acreedores, la cuantía y estado de la cartera, el precio de costo de las mercancías que ofrece, etc.

(…)

 

De allí que el artículo 64 del Código de Comercio haya establecido, por ejemplo, que los “tribunales o jueces civiles podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades y sociedades.

 

Finalmente importa al Estado porque le permite inspeccionar los estados empresariales con fines de fijación de obligaciones fiscales, para evitar la defraudación de las arcas públicas o incluso para determinar y definir políticas públicas.”

 

Por su parte, la Ley 1314 de 2009 en su artículo 1, inciso 3, dispuso que los libros de comercio pueden ser preparados, conservados y difundidos por medios electrónicos, así:

 

“Mediante normas de intervención se podrá permitir u ordenar que tanto el sistema documental contable, que incluye los soportes, los comprobantes y los libros, como los informes de gestión y la información contable, en especial los estados financieros con sus notas, sean preparados, conservados y difundidos electrónicamente. A tal efecto dichas normas podrán determinar las reglas aplicables al registro electrónico de los libros de comercio y al depósito electrónico de la información, que serían aplicables por todos los registros públicos, como el registro mercantil. Dichas normas garantizarán la autenticidad e integridad documental y podrán regular el registro de libros una vez diligenciados”.

 

El libro de contabilidad es un libro de comercio, plasmado en documento físico o electrónico, en el cual se registra y resume de forma ordenada y/o codificada bajo la ciencia contable y la técnica aplicable de conformidad con las normas vigentes al momento del registro, los hechos con trascendencia económica que afectan la situación financiera de una persona natural, jurídica, entidad o instrumento, que sirven como sustento para la preparación de los estados financieros; sirven al propietario de la información y a los terceros para establecer el estado de los negocios, al Estado en sus funciones de inspección, vigilancia, intervención y fiscalización, y como prueba en los procedimientos administrativos o jurisdiccionales, y en los dictámenes periciales o en las pericias de naturaleza contable y financiera.

 

La altas Cortes, han dado toda la trascendencia probatoria necesaria a los libros de contabilidad, sin embargo, han condicionado dicha eficacia como prueba, al respaldo de dichos libros en los comprobantes de contabilidad y los documentos fuente (soporte) de los mismos.

 

Si bien los libros de contabilidad son una especie de los libros de comercio, estos también tienen su propia clasificación, así:

 

a.         Libro diario o libro de operaciones diarias.

b.         Libro mayor o libro mayor y balances.

c.         Libro de cuenta y razón.

d.         Libro de inventario y balances.

e.         Libro de inventario de mercancías.

f.          Libros auxiliares.

Fuentes:

“Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja)

 

https://www.redjurista.com/Documents/consejo_de_estado,_seccion_cuarta_e._no._n9069_de_1998.aspx

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