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La Factura de compraventa desde el ámbito comercial y tributario

La Factura de compraventa desde el ámbito comercial y tributario

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Desde la Ley 1231 del año 2008 se reguló la factura comercial. Conozcamos sus características y condiciones para que se constituya en un titulo valor efectivo.

Según el Código de Comercio y la Ley 1231 del año 2008 que reguló la factura y su circulación, este documento deberá entenderse como un título valor:

 

“Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio” .

 

Antes de la reforma del 2008, solo se podía expedir factura cuando se hubiese entregado real y materialmente mercancía al comprador o prestador el servicio, dado que la ley mercantil estipulaba expresamente que este título valor solo sería librado por parte del vendedor, cuando este hubiere entregado efectivamente la mercancía o bienes que fueron plasmados en una obligación contractual; en la actualidad este no es un requisito para expedir la factura. 

 

Requisitos actuales del Código de Comercio para considerar la factura de compraventa como título valor.

 

Con base en la legislación comercial vigente, para que una factura constituya título valor, requiere: 

  1. La mención del derecho que se incorpora; es decir, el crédito por el cual se obliga el comprador del bien o servicio (artículo 621, numeral 1)
  2. La firma de quien lo crea; la factura es creada, librada o expedida por el vendedor del bien o del servicio (artículo 621, numeral 2).
  3. Se puede indicar o no dentro de la factura de venta la forma de vencimiento; ya que de no hacerlo se entenderá, que deberá ser pagado el crédito que se incorpora en ella, en los 30 días calendarios siguientes a la emisión de este título valor (artículo 774, numeral 1).
  4. La factura ha de corresponder a contratos verbales o escritos en los cuales se transan servicios o mercancías (artículo 772, inciso 2). 
  5. Es obligación del vendedor o prestador del servicio expedir la factura, una original y dos copias de la misma; la original deberá ser firmada por el vendedor del bien o prestador del servicio y el obligado a pagar el crédito incorporado en el título valor (artículo 772, inciso 3).
  6. Indicar el nombre, la identificación y la fecha en que se expidió la factura de compraventa (artículo 774 numeral 2).
  7. El vendedor o prestador del servicio, deberán indicar en el cuerpo de la factura original el estado de pago y las condiciones de pago (artículo 774, numeral 3).

 

Como lo expusimos, todos estos requisitos son exigidos por la ley mercantil para que el título valor denominado, factura, pueda tener efectos jurídicos comerciales.

 

En materia comercial se requiere cumplir los requisitos de la factura para que esta sea reconocida como título valor, pueda circular y cobrarse vía judicial; la factura de venta cumple una finalidad distinta en el campo fiscal, tiene el propósito de soporte (documento fuente), para que fiscalmente se puedan reconocer minoraciones estructurales (costos o deducciones), el derecho o crédito incorporado en ella, o los impuestos descontables; así las cosas, siempre que el prestador del servicio o vendedor del bien esté obligado a facturar, debe hacerlo con el lleno total de los requisitos exigidos por la legislación fiscal, so pena de perder el comprador el derecho a depurar sus impuestos con el costo o deducción, o a descontarse los tributos a los cuales tiene derecho.

 

Factura de venta desde el ámbito tributario.

 

La legislación fiscal no aporta una definición sobre lo que ha de entenderse por factura; la ley tributaria, establece los requisitos de la factura y los obligados a facturar, para efectos fiscales. 

La definición que se aporta desde el Estatuto comercial sobre la factura de venta, es totalmente aplicable al campo tributario; ya que en esencia, solo hay una factura de compraventa o venta en el ordenamiento jurídico; solo que para efectos comerciales y tributarios, se establecen unos requisitos que en ocasiones pueden ser concurrentes y en otros aspectos no; dado que la ley tributaria es exigente en los requisitos fiscales, para efectos sustanciales o del procedimiento tributario, además de instituir gravosas sanciones por el no acatamiento de los mismos.   

1. Requisitos de la factura de venta en el campo tributario.

Sobre los presupuestos o requisitos que debe reunir la factura de venta para ser reconocidos los efectos legales tributarios, ha precisado el artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional, lo siguiente:

“(…)

 

  1. Estar denominada expresamente como factura de venta.
  2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de su expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.
  8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
  9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.”

 

Los requisitos antes señalados por el Estatuto Tributario Nacional, son más exigentes que los que se tienen en materia comercial, y solo son aplicables para los efectos fiscales. 

Sobre los requisitos que se debe cumplir para la expedición de las facturas, la Corte Constitucional ha precisado que no se trata de presupuestos que se exigen sin un determinado fin, por el contrario se trata de requisitos que se fundan en los principios de seguridad jurídica y certeza jurídica, que tienen como fin lograr imputar determinada erogación a un contribuyente y poder así constatarla por medio de la factura:

“Como lo ha reconocido esta Corporación, la expedición de la factura con los citados requisitos se funda en los principios de seguridad y certeza jurídicas y cumple un papel esencial para constatar la existencia y cumplimiento de algunas obligaciones, y por lo tanto no es una simple formalidad sin efecto jurídico alguno, sino el cumplimiento mismo de buena parte de los deberes impositivos que permiten el recaudo de los impuestos fundamentales para la hacienda pública y cuya expedición con el lleno de los requisitos exigidos resulta indispensable para determinar las partes de la obligación tributaria, el objeto sobre el que recae el gravamen, o la aplicación de ciertos beneficios contemplados por la ley.” 

 

A diferencia de la ley comercial, en la ley tributaria se establece quienes están obligados a expedir factura y quienes no; dado que, no todas las personas tendrán que expedir factura de venta para que se produzcan los efectos tributarios; por cierto, en materia tributaria la factura se denomina factura de venta y en materia comercial se ha llamado factura cambiaria de compraventa; aspecto formal que es importante tener en cuenta como uno de los requisitos de la factura en el campo fiscal. 

Las personas que no están obligadas a expedir factura lo podrán hacer, todo con el fin de tener el título valor correspondiente; además si se pretende tener dicha factura como soporte de costo o deducción debe reunir todos los requisitos, igual que para quien se encuentra obligado. 

Para quienes no están obligados a facturar desde la norma fiscal, existe un soporte sustituto del costo o deducción para el comprador, denominado documento equivalente, el cual también tiene una serie de requisitos formales que de no cumplirse, no habría derecho al costo o deducción. 

El documento equivalente soporte de los costos y las deducciones (gastos) en que ha incurrido el contribuyente, que compró bienes o servicios al no obligado a facturar, debe cumplir los requisitos taxativamente señalados en el artículo 3 del decreto 3050 de 1997:

“Requisitos para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con no obligados a facturar. De conformidad con lo estipulado en el inciso 3º del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el documento soporte para la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con personas no obligadas a expedir facturas o documento equivalente, será el expedido por el vendedor o por el adquirente del bien y/o servicio, y deberá reunir los siguientes requisitos:

  1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono.
  2. Fecha de la transacción
  3. Concepto
  4. Valor de la operación
  5. La discriminación del impuesto generado en la operación, para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable para la procedencia de los costos, deducciones e impuestos descontables correspondientes a la retención asumida en operaciones realizadas con responsables del impuesto sobre las ventas del régimen simplificado.

Parágrafo. Cuando se trate de impuestos descontables originados en operaciones cambiarias realizadas por entidades financieras no obligadas a facturar, el documento soporte de que trata el presente artículo deberá ser expedido por quien preste el servicio.”

Para no estar obligado a facturar deben cumplirse varios requisitos, entre ellos el de pertenecer al régimen simplificado del impuesto sobre las ventas, para quienes vendan o presten servicios gravados. 

La ley ha establecido a cada régimen del impuesto sobre las ventas, diversas obligaciones, dentro de las cuales está la de expedir factura o documento equivalente, según fuere el caso. Las obligaciones de hacer del régimen común, son más amplias que las de los demás, sobre esto, ha dicho la Corte Constitucional: 

“La diferencia principal entre quienes pertenecen al régimen común y los que pertenecen al régimen simplificado es que los primeros están en la obligación de recaudar y cancelar el impuesto, y los segundos no.  De allí se derivan a su vez  obligaciones adicionales para quienes pertenecen al régimen común  como son la obligación de expedir facturas, Informar el NIT y el nombre en los membretes de la correspondencia, recibos, facturas y demás documentos, cumplir las normas de contabilidad, expedir el certificado de retención cuando son agentes retenedores, presentar declaraciones de ventas y de renta y complementarios y conservar por lo menos durante 5 años las informaciones y pruebas relacionadas con el impuesto a las ventas.” 

Ley ha señalado los requisitos taxativos para el costo y la deducción, tales como la existencia de la factura de venta o del documento equivalente, ambos con el lleno de los requisitos (artículo 771–2), de allí la importancia del cumplimiento de los preceptos legales tributarios, sobre estos documentos, para efectos fiscales. 

 

2. Obligados a expedir factura de venta en el ámbito tributario.  

 

La ley fiscal obliga a ciertos contribuyentes a expedir factura, el Estatuto Tributario Nacional, en el artículo 615, establece:

“Obligación de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales.”

No se encuentran obligados a expedir facturas los responsables del impuesto sobre las ventas que se encuentren clasificados dentro del régimen simplificado, por disposición del decreto 1001 de 1997, artículo 2, literal C. 

Pero, si estos optan por expedir factura de venta, deberán tener en cuenta los requisitos indicados en el artículo 617 del Estatuto Tributario Nacional, no requerirán para ello la solicitud de numeración (Resolución de numeración de Facturación) ante la Administración Tributaria; como lo han informado diversos actos administrativos: 

“No obstante lo anterior, si el responsable del régimen simplificado opta por expedir factura o documento equivalente, deberá cumplir los requisitos señalados para cada documento, de acuerdo con lo dispuesto por el parágrafo 1º del artículo 2º del Decreto Reglamentario 1001 de 1997: 

“Artículo 2. No obligados a facturar. Sin perjuicio de lo previsto en el artículo anterior, no se encuentran obligados a expedir factura en sus operaciones:

  (…)

  1. c) Los responsables del régimen simplificado;

(…)

Parágrafo 1. Las personas no obligadas a expedir factura o documento equivalente, si optan por expedirlos, deberán hacerlo cumpliendo los requisitos señalados para cada documento, según el caso. (…)”  (Subrayado fuera de texto). 

En este último evento, no será necesario solicitar autorización de la numeración, conforme la exoneración expresa consagrada en el inciso segundo del artículo 3º de la Resolución DIAN 3878 de 1996, adicionado por el artículo 3º de la Resolución 5709 de 1996: 

“Artículo 3.- Casos en los que no se requiere autorización de la numeración. 

Tampoco requerirán autorización de la numeración los no obligados a facturar cuando opten por expedirla.” 

Los responsables del régimen común cuando adquieran bienes o servicios de personas no comerciantes o que se encuentren inscritas en el régimen simplificado, deberán expedir documento equivalente, dicho documento no es elaborado por el vendedor del bien o servicio, como ocurre con la factura de venta, sino por el comprador, que adquiere productos de personas que no facturan o no están obligados a facturar. Dicho documento no tiene como requisito legal la firma por parte del vendedor del bien o prestador del servicio.

 

Fuente: “Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja). Comprar aquí.

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