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La exhibición de los libros de comercio en algunos casos antecede el desarrollo del dictamen pericial

OCH Blog La exhibición de los libros de comercio en algunos casos antecede el desarrollo del dictamen pericial

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La exhibición de los libros de comercio conlleva a que otras personas, entre ellas el perito, tengan conocimiento en general de todos los papeles de comercio que fundamentan los libros.

La exhibición de los libros de comercio conlleva a que otras personas, entre ellas el perito,  tengan conocimiento de los asientos, los comprobantes, los documentos soporte o documentos fuente, además de la correspondencia comercial y en general de todos los papeles de comercio o del comerciante que fundamentan los libros. 

 

Los libros y papeles del comerciante son documentos privados, pues de la definición que aporta el Código General del Proceso sobre los documentos públicos, se infiere la naturaleza de los documentos privados; el artículo 243, inciso 2 del CGP, indica: 

 

“Los documentos son públicos o privados. Documento público es el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario, es instrumento público; cuando es autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo protocolo, se denomina escritura pública.”

 

Es decir, son documentos públicos: i) el otorgado por funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención, ii) el otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención, y iii) las escrituras públicas.  

 

Por exclusión, serán documentos privados todos los que no reúnan los presupuestos para ser documentos públicos, tal como lo expresó la Superintendencia de Sociedades: 

 

Tenemos que un documento que es elaborado por un funcionario público, o que en su elaboración haya intervenido un funcionario público, se considera como documento público, siendo claro entonces que un documento que no reúna dichos requisitos es un documento privado, es decir, que no fue elaborado por un funcionario público, ni ha habido intervención de este para su elaboración, son aquellos que elaboran los particulares en ejercicio de sus actividades.” 

 

De lo anterior se colige, que los documentos que no cumplan las características antes descritas, que se encuentren incorporados a los libros y papeles del comerciante, tienen el carácter de privados; por tanto debe tenerse en cuenta por el juzgador al momento de autorizar la prueba, la reserva legal a la que se encuentran sometidos y las excepciones contempladas constitucional y legalmente, como ocurre con las declaraciones de impuestos en cuanto a las bases gravables incorporadas a las mismas. 

 

Es el juez, a quien corresponde controlar la exhibición a fin de proteger los documentos privados, confidenciales o de reserva legal de la parte y circunscribirse en la exhibición solo a aquellos aspectos atinentes y necesarios para el proceso.  

 

Dada la naturaleza de los documentos públicos, por regla general, estos pueden ser consultados en cualquier momento, la excepción será la reserva legal que se imponga sobre algunos de ellos ; por su parte, los documentos privados tienen como regla general, la reserva legal y el derecho constitucional a la intimidad .  

 

Deberá tener en cuenta el tercero supraordenado, que la exhibición es una excepción, y que dado el derecho a la intimidad y la reserva legal de ciertos documentos, no debe develarse a terceros diferentes de sus propietarios el contenido de la información, dado que solo es posible acceder a ella por la permisión procesal de la exhibición. 

 

El Código de Comercio en su artículo 61, establece los alcances del derecho de reserva e indica las excepciones al mismo:

 

“EXCEPCIONES AL DERECHO DE RESERVA. Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente.

Lo dispuesto en este artículo no restringirá el derecho de inspección que confiere la ley a los asociados sobre libros y papeles de las compañías comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones de vigilancia o auditoría en las mismas.” (Subrayado fuera de texto). 

 

En palabras de la Corte Constitucional, el artículo citado, regula dos eventos donde es posible levantar la reserva legal que tienen los documentos privados, los libros de comercio y los papeles del comerciante, así:

 

“Este artículo señala dos supuestos en los cuales es posible levantar la reserva que por regla general se mantiene sobre documentos que se entienden son de carácter privado, en la medida que el Código de Comercio contiene disposiciones relacionadas con la función que desempeñan las sociedades y por consiguiente los comerciantes, para competir con otros particulares en el sector privado. La primera de las excepciones al derecho de reserva, es cuando los libros y papeles sean requeridos para los fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad competente, mientras que la segunda, se presenta cuando tales documentos sean solicitados para el cumplimiento de las funciones de vigilancia y auditoría.”

 

Fuente: “Tratado de los Dictámenes Periciales, Instituciones jurídicas, Económicas, Financieras, Contables y Tributarias. Aplicable al procedimiento Administrativo, Penal, Arbitral y general”, César Mauricio Ochoa Pérez. (Libro Naranja). Comprar aquí.

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