Autor: Antonio Ochoa
El ICA como impuesto territorial clave para PYMES
El impuesto de industria y comercio (ICA) es un gravamen territorial que recae sobre las actividades industriales, comerciales y de servicios realizadas en la jurisdicción de cada municipio o distrito, por personas naturales, jurídicas o sociedades de hecho. Función Pública+2Gestor Normativo CRA+2
La regulación básica se encuentra en la Ley 14 de 1983 y en el Decreto 1333 de 1986, mientras que cada entidad territorial desarrolla tarifas, procedimientos y regímenes especiales en su propio estatuto tributario. Alcaldía de Bogotá+2Gestor Normativo CRA+2
Para las PYMES, el ICA cumple un doble rol:
- Incide de manera directa en la carga tributaria recurrente, dado que se liquida sobre ingresos brutos gravados.
- Afecta el flujo de caja por la interacción entre pagos directos, retenciones sufridas y exigencias de presentación en múltiples municipios.
El incremento de operaciones multicanal, ventas en línea y prestación de servicios remotos ha ampliado los desafíos de territorialidad y de gestión operativa del impuesto.
Marco normativo: territorialidad, sistemas preferenciales y relación con renta
La Ley 1819 de 2016 introdujo ajustes relevantes en materia de territorialidad del ICA, precisando que el tributo se causa a favor del municipio donde efectivamente se realiza la actividad gravada, e incluso habilitando un sistema preferencial para pequeños contribuyentes, liquidado en UVT con base en factores objetivos. Función Pública+2Alcaldía de Bogotá+2
En la práctica, esto implica que una PYME con operaciones en varios municipios puede tener:
- Obligación de inscribirse en estatutos locales y presentar declaraciones en cada jurisdicción.
- Diferentes tarifas por actividad económica y municipio.
- Reglas particulares sobre retenciones, anticipos y obligaciones formales.
Desde la perspectiva del impuesto sobre la renta, la Ley 2277 de 2022 modificó el artículo 115 del Estatuto Tributario para establecer que es deducible el 100 % de los impuestos, tasas y contribuciones efectivamente pagados, siempre que tengan relación de causalidad con la actividad económica, con excepción del impuesto sobre la renta y complementarios. CIJUF+3Función Pública+3Secretaría del Senado+3
La DIAN, en doctrina reciente de 2025, ha reiterado que el ICA es deducible en renta en la medida en que:
- Exista relación de causalidad con la actividad productora de renta, y
- El pago efectivo se realice antes de la presentación de la declaración inicial, en los términos del artículo 115-1 ET. Normograma+4Normograma+4CIJUF+4
Esta conexión refuerza la importancia de contar con conciliaciones precisas entre contabilidad e ICA, tanto para el cumplimiento territorial como para optimizar la deducibilidad en renta.
Conciliación del ICA: puente entre contabilidad y obligaciones territoriales
La conciliación del ICA no se limita a comparar la declaración municipal con el estado de resultados. Supone una estructura de información que permita rastrear, con claridad, el origen de la base gravable. En términos generales, un modelo de conciliación sólido se apoya en varios ejes:
- Segmentación de ingresos por municipio y actividad económica
La Ley 14 de 1983 y los estatutos locales exigen identificar el lugar donde se desarrolla la actividad gravada y la naturaleza de la misma (industrial, comercial, servicios). Función Pública+2Gestor Normativo CRA+2
Los auxiliares contables deben permitir separar ingresos por ciudad, por código de actividad y, cuando sea relevante, por establecimiento de comercio. - Depuración de ingresos gravados y no gravados
No todos los ingresos contables se encuentran sometidos a ICA. Los estatutos municipales pueden contemplar exenciones, exclusiones o tratamientos especiales para ciertas actividades o periodos. Secretaría del Senado
La conciliación debe explicitar la transición desde el ingreso contable bruto hacia la base gravable depurada de ICA en cada municipio. - Cruce entre declaraciones, recibos de pago y contabilidad
Un esquema integral incorpora:- Declaraciones presentadas y recibos oficiales.
- Registros de pago (incluyendo descuentos por pronto pago).
- Reconocimiento contable del impuesto, ya sea como gasto o impuesto por pagar.
Este cruce es esencial para sustentar la procedencia de la deducción en renta y para responder a requerimientos de administraciones municipales o de la DIAN.
- Conciliación periódica y no solo anual
La conciliación de ICA funciona mejor como proceso recurrente que como ejercicio de cierre. Ajustes sobre tarifas, errores en retenciones o reclasificaciones de ingresos impactan directamente el saldo a pagar y la planeación de tesorería.
Retenciones de ICA: diseño, controles y riesgos frecuentes
Las retenciones de ICA son mecanismos adoptados por los municipios mediante acuerdos y resoluciones, que obligan a determinados contribuyentes a actuar como agentes de retención cuando realizan pagos por servicios o actividades gravadas a otros contribuyentes. Secretaría del Senado
En muchas jurisdicciones, las PYMES se ven involucradas en el esquema de retenciones de tres maneras:
- Como sujeto pasivo al que le practican retención en sus facturas de venta.
- Como agente de retención, al pagar a terceros cuando cumplen ciertos criterios de volumen o naturaleza de la operación.
- Como contribuyente que debe imputar retenciones sufridas en sus declaraciones de ICA y conservar soportes.
Los riesgos más frecuentes en este frente incluyen:
- Falta de correspondencia entre retenciones sufridas y las imputadas en la declaración.
- Errores en la aplicación de tarifas, por desconocimiento del estatuto municipal o de la clasificación de actividades.
- Ausencia de conciliaciones entre certificados de retención, contabilidad y formularios, situación que dificulta la defensa ante requerimientos o cruces de información.
Un enfoque robusto incorpora matrices de tarifas por municipio y actividad, controles en el ERP al momento de facturar y pagar, y una actualización permanente frente a los cambios introducidos por acuerdos municipales.
Buenas prácticas de gestión de ICA para PYMES y rol del BPO contable
Para una PYME que opera en entornos municipales diversos y con cadenas de valor complejas, el ICA se transforma en un frente de gestión que requiere capacidades técnicas especializadas. Algunas buenas prácticas clave son:
- Mapa de obligaciones municipales
Inventario consolidado de municipios donde existe obligación de inscribirse, declarar o practicar retención. Este mapa debe asociarse a actividades económicas, tarifas y calendarios de vencimientos. - Parametrización del ERP y de la facturación electrónica
Los sistemas contables y de facturación electrónica pueden configurarse para asignar automáticamente códigos de actividad, tarifas de ICA y reglas de retención según municipio y tipo de operación, reduciendo errores manuales. Función Pública+2Secretaría del Senado+2 - Conciliaciones periódicas y soportes digitales
La consolidación de declaraciones, recibos de pago, certificados de retención y auxiliares contables facilita auditorías internas, visitas de autoridades territoriales y revisión por parte de la DIAN cuando se analiza la deducibilidad del impuesto en renta. Normograma+2CIJUF+2 - Articulación con la planeación del impuesto sobre la renta
Dado que el ICA efectivamente pagado y asociado a la actividad productora de renta es deducible al 100 % según el artículo 115 ET, el calendario de pagos municipales debe dialogar con la programación de la declaración de renta, para no perder el beneficio por falta de oportunidad en el pago. InstitutodeContadoresColombianos+4Función Pública+4Secretaría del Senado+4
En este contexto, un BPO contable especializado en tributación nacional y territorial puede asumir la operación recurrente del ICA (cálculo, retenciones, conciliaciones, interacción con municipios) y alinear este impuesto con la estrategia de flujo de caja y de cumplimiento integral. La intervención no se limita al diligenciamiento de formularios; incorpora criterios de clasificación de actividades, lectura de acuerdos municipales y coordinación con la planeación tributaria de renta.
Más información sobre los servicios de BPO contable de OCH Group se encuentra en:
http://dev.ochgroup.co/bpo-bookkeeping1/
Fuentes:
- Ley 14 de 1983, capítulo de impuesto de industria y comercio (definición, materia imponible, base gravable, sujetos pasivos). Función Pública+2Gestor Normativo CRA+2
- Decreto 1333 de 1986, normas sobre tributos municipales y facultades de los concejos para regular ICA y procedimientos. Secretaría del Senado
- Ley 1819 de 2016, disposiciones sobre territorialidad del ICA y sistema preferencial para pequeños contribuyentes. Función Pública+2Alcaldía de Bogotá+2
- Ley 2277 de 2022, modificación del artículo 115 del Estatuto Tributario: deducción del 100 % de impuestos, incluyendo ICA, tasas y contribuciones. CIJUF+3Función Pública+3Secretaría del Senado+3
- Artículos 115 y 115-1 del Estatuto Tributario y doctrina DIAN 2025 sobre deducibilidad del ICA en renta (Concepto 2065/2025 – 211 int. 002065). Normograma+3Normograma+3CIJUF+3
