Autor: Antonio Ochoa
Pagó, recibió el servicio y lo contabilizó: ¿el gasto ya es deducible?
Una empresa contrata a un proveedor, recibe el trabajo, le paga por transferencia y registra el gasto. Meses después, al preparar la declaración de renta, alguien pregunta por la factura y no aparece. La duda que sigue es la de este artículo: ¿existen gastos deducibles sin factura o ese pago se pierde para efectos fiscales?
La respuesta depende de quién era el proveedor y de qué documento debía respaldar la compra. La transferencia prueba que hubo un pago y el registro contable prueba que la operación se reconoció, pero ninguno de los dos reemplaza el soporte que exige la ley tributaria.
¿Qué documento exige la ley para aceptar un costo o una deducción?
La regla está en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario (ET). Para que proceda un costo o una deducción en el impuesto sobre la renta, o un impuesto descontable en el IVA, se requiere factura de venta o documento equivalente con los requisitos de los literales b), c), d), e), f) y g) del artículo 617 del ET. Por eso el artículo 618 obliga al comprador a exigir la factura: es la condición para poder deducir, no una cortesía con el proveedor.
El mismo artículo 771-2 prevé una segunda vía para las compras a quienes no están obligados a facturar, como la persona natural no responsable de IVA que cumple las condiciones para no expedir factura o el proveedor del exterior sin obligación de facturar en Colombia. En esos casos el soporte es el documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente (DSNO), que no emite el vendedor sino el comprador y que se transmite electrónicamente a la DIAN. Lo regulan el artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016 y la Resolución DIAN 000227 de 2025.
La distinción tiene consecuencias. El DSNO no sirve para suplir la factura de un proveedor que sí estaba obligado a expedirla: si una sociedad responsable de IVA no factura, la empresa no puede tapar ese vacío generando un documento soporte a su nombre. Lo que corresponde es exigir la factura electrónica, y sin ella el costo queda expuesto a rechazo.
¿Qué pasa si el documento soporte se generó tarde?
El DSNO debe tener la fecha de la operación, que a su vez tiene que coincidir con la fecha en que se genera (artículo 1.6.1.4.12 del Decreto 1625 de 2016). La DIAN ha insistido en que se genere al momento de la compra, sin importar lo que las partes acuerden sobre el pago, con la sola excepción de las contingencias tecnológicas, para las cuales la regulación prevé un plazo especial. Aun así, muchas empresas lo generan al cierre del año o cuando el revisor fiscal lo pide.
Hasta enero de este año la posición de la DIAN era estricta. En el Concepto 008129 (int. 935) del 24 de junio de 2025 sostuvo que el parágrafo 2 del artículo 771-2 del ET no aplicaba al DSNO, porque su generación depende del propio comprador. Ese parágrafo acepta los costos y deducciones realizados en el año aunque la factura tenga fecha del año siguiente, siempre que se pruebe que el bien o el servicio se recibió en ese año.
La tesis fue reconsiderada en el Concepto 821 (int. 0158) del 26 de enero de 2026. Según la nueva doctrina, el parágrafo 2 sí aplica a las operaciones soportadas con DSNO, siempre que se demuestre que ocurrieron en el año gravable y sin que ello desconozca los deberes formales de expedición del documento. El Concepto 012666 (int. 1173) del 21 de agosto de 2026 reiteró ese criterio.
Traducido a la operación diaria: un DSNO generado tarde ya no es, por sí solo, causa para rechazar el gasto, si la empresa puede probar que la operación ocurrió en el año en que la deduce. La extemporaneidad, sin embargo, sigue siendo un incumplimiento formal. El artículo 616-1 del ET remite a las sanciones de los artículos 651, 652 y 652-1, según se trate de no transmitir en debida forma, expedir sin requisitos o no expedir los documentos del sistema de facturación.
Conviene tener presentes dos límites. El contribuyente puede apoyarse en la doctrina escrita de la DIAN mientras esté vigente (artículo 264 de la Ley 223 de 1995), pero esa doctrina cambió de posición en siete meses y puede volver a hacerlo. Además, el parágrafo 2 no protege la ausencia total de soporte: supone que existe un DSNO, aunque sea tardío, y que hay prueba de la operación.
¿Cuánto puede costar un gasto rechazado? Un ejemplo en pesos
Suponga una sociedad que en noviembre de 2026 paga $40.000.000 a un contratista persona natural, no obligado a facturar, por el mantenimiento de su maquinaria. Practica la retención, paga por transferencia y registra el gasto, pero no genera el DSNO ni conserva más evidencia que el comprobante bancario.
Si la DIAN rechaza la deducción en una fiscalización, el mayor impuesto a la tarifa general del 35 % (artículo 240 del ET) es de $14.000.000. A eso se suma la sanción por inexactitud, que por regla general equivale al 100 % de la diferencia entre el saldo a pagar determinado por la DIAN y el declarado (artículo 648 del ET): otros $14.000.000, más los intereses de mora. Esa sanción admite reducciones según la etapa del proceso (artículos 640 y 709 del ET), pero el punto de partida es de $28.000.000 por un pago que la empresa sí hizo.
Con el DSNO generado en la fecha de la compra, esa discusión no existe. Si se generó tarde, pero hay contrato, informe del servicio, pago y retención declarada, la doctrina actual permite defender la deducción, aunque la empresa sigue expuesta a la sanción formal.
Lista de verificación antes de pagar a un proveedor
En OCH Group vemos con frecuencia que el problema no nace en contabilidad, sino en el área que contrata y paga. Estos controles, aplicados antes del desembolso, evitan la mayor parte de las discusiones:
Caracterice al proveedor: consulte el RUT del proveedor y confirme si es responsable de IVA y si está obligado a facturar. De eso depende si usted debe exigirle factura electrónica o generar el DSNO.
Exija la factura: si el proveedor está obligado a facturar, no pague sin la factura electrónica validada por la DIAN y revise nombre, NIT, descripción y valor.
Genere el DSNO a tiempo: si el proveedor no está obligado, genere el DSNO con la fecha de la operación, no con la del pago ni con la del cierre contable.
Conserve la prueba del servicio: guarde el contrato u orden de compra, los entregables o actas de recibo, el pago y la retención declarada. El artículo 177 del ET niega los costos y deducciones cuando no se cumple el deber de conservar pruebas del artículo 632.
Concilie mensualmente: cruce cada mes las compras contabilizadas con los documentos electrónicos recibidos y generados, en lugar de esperar al cierre del año.
Gastos deducibles sin factura: por qué revisar sus compras antes del cierre de 2026
Quedan poco más de tres meses para cerrar el año gravable 2026. Las compras de octubre, noviembre y diciembre son las que con más frecuencia terminan con un DSNO generado en enero o con una factura que nunca llegó. Revisarlas ahora permite corregir antes de preparar la declaración de renta del año gravable 2026, que se presenta en 2027, cuando la única salida sería discutir con la DIAN.
La doctrina vigente abre una puerta para defender gastos deducibles sin factura cuando existe un DSNO tardío y prueba de la operación. Apoyarse en ella como práctica habitual, en cambio, es asumir un riesgo que se evita con un control sencillo en el momento de la compra.
En OCH Book Keeping & BPO revisamos los procesos de cuentas por pagar, el maestro de terceros y la generación de documentos soporte para que cada compra llegue a la declaración con el respaldo que exige la ley. Si su empresa tiene compras de 2026 sin factura o con DSNO generados fuera de fecha, la solución depende de las pruebas de cada operación y conviene analizarla caso por caso. Puede escribirle a José Rodrigo Castro Flórez, Socio de OCH Book Keeping & BPO, al correo jose.castro@ochgroup.co, o comunicarse al celular +57 301 336 5234.
Fuentes:
- Artículos 615, 616-1, 618 y 771-2 del Estatuto Tributario — reglas relacionadas con obligación de facturar, exigencia de factura y soportes de costos y deducciones.
- Concepto DIAN 012666 int. 1173 de 2026 — análisis sobre documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a facturar y su relación con costos, gastos y deducciones.
- Doctrina destacada por la DIAN durante agosto de 2026 — la entidad incluyó el Concepto 012666 dentro de los pronunciamientos seleccionados por su interés para los contribuyentes.
- Sistema de Factura Electrónica — DIAN. Incluye factura electrónica de venta, documentos soporte, nómina electrónica y RADIAN.
- DIAN — información oficial para compradores sobre la obligación de exigir factura y los soportes necesarios para costos, deducciones e impuestos descontables.
