Autor: Antonio Ochoa
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Alcance del sistema en 2025
El Sistema de Factura Electrónica está conformado por: (i) factura electrónica de venta; (ii) documento soporte de pago de nómina electrónica; (iii) documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar; (iv) documentos equivalentes; y (v) RADIAN como registro de la factura electrónica de venta título valor y de sus eventos. Micrositios DIAN
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Marco normativo y lineamientos operativos
La Normatividad del sistema incorpora la Resolución 00165 de 2023 (adopta versión 1.9 del anexo técnico, proveedores tecnológicos y operación), aplicable como marco de referencia en 2025 salvo modificaciones posteriores. La DIAN mantiene en su micrositio el repositorio de requisitos y actualizaciones. Micrositios DIAN
Numeración y habilitación. La autorización de numeración de facturación se tramita en el servicio informático de la DIAN; la guía oficial detalla el flujo y las verificaciones previas del RUT. Micrositios DIAN
Requisitos mínimos de operación. Para emitir factura electrónica se exige: inscripción en RUT, software de facturación electrónica (gratuito DIAN o proveedor) y certificado de firma digital. Micrositios DIAN
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Documentos soporte (componentes críticos)
3.1. Documento soporte – adquisiciones a no obligados. Es el documento que soporta costos, deducciones e impuestos descontables cuando el proveedor no está obligado a expedir factura o documento equivalente; lo genera el adquirente con numeración autorizada por la DIAN y dentro de los plazos previstos por la regulación. Cambios recientes: ajustes en fechas (operación y generación) conforme doctrina 2025 y modificación normativa referenciada. DIAN+1
3.2. Documento soporte de pago de nómina electrónica. Constituye el soporte fiscal idóneo de costos y deducciones (y de IVA descontable cuando aplique), derivado de pagos o abonos vinculados a relaciones laborales o legales; requiere generación y validación por la DIAN. DIAN
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RADIAN y eventos (trazabilidad como título valor)
RADIAN registra la hoja de vida de la factura electrónica de venta como título valor y la trazabilidad de eventos asociados (registro, endoso, aceptación, entre otros), con lineamientos operativos y guía práctica oficial. DIAN+1
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Controles internos y trazabilidad exigible
5.1. Integridad y autenticidad. Conservación de XML válidos, Application Response de la DIAN y metadatos (CUFE, numeración, marca de tiempo, certificado). La evidencia debe permitir verificación posterior, conciliación contable y soporte ante terceros. DIAN
5.2. Cadena documental. En adquisiciones a no obligados: correlación entre contrato/orden, documento soporte, pago y registro contable; verificación de numeración autorizada y de la oportunidad de generación. DIAN+1
5.3. Nómina electrónica. Consistencia entre nómina, documento soporte y registros contables; resguardo de acuses de validación y correcciones transmitidas. DIAN
5.4. RADIAN. Revisión periódica de eventos y correspondencia con flujo de CxC/tesorería cuando la factura circula como título valor. DIAN
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Riesgos operativos frecuentes
- a) Numeración expirada o no autorizada en facturas y en documento soporte del adquirente. Micrositios DIAN
b) Generación extemporánea del documento soporte a no obligados, con pérdida de efecto fiscal. Normograma
c) Evidencia incompleta (falta de XML validado/acuse) que impide demostrar autenticidad e integridad. DIAN
d) Desalineación entre nómina electrónica validada y el registro contable, con impacto en deducibilidad e IVA descontable cuando aplique. DIAN
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Checklist ejecutivo 2025
- Revisar normatividad vigente y versión del anexo técnico aplicable. Micrositios DIAN
- Confirmar autorización de numeración y vigencias en todos los puntos de emisión. Micrositios DIAN
- Verificar RUT, software y certificado de firma activos. Micrositios DIAN
- Asegurar oportunidad del documento soporte en adquisiciones a no obligados (campos y plazos). DIAN+1
- Mantener consistencia de nómina electrónica y evidencia de validación. DIAN
Implementar archivo y trazabilidad (XML, Application Response, CUFE, eventos RADIAN). DIAN+1
Fuentes:
- Abecé del Sistema de Factura Electrónica (PDF, DIAN): https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Abece-sistema-de-factura-electronica.pdf DIAN
- Abecé RADIAN (PDF, DIAN): https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Abece-RADIAN.pdf DIAN
- Sistema de Factura Electrónica (índice): https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/ Micrositios DIAN
- Documento soporte – adquisiciones a no obligados: https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-Adquisiciones-No-Obligados.aspx DIAN
- Documento soporte de pago de nómina electrónica: https://www.dian.gov.co/impuestos/Paginas/Sistema-de-Factura-Electronica/Documento-Soporte-de-Pago-de-Nomina-Electronica.aspx DIAN
- Numeración de facturación (autorización): https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/numeracion-autorizacion/ Micrositios DIAN
- Facturación gratuita DIAN (requisitos operativos): https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/facturacion-gratuita-dian/ Micrositios DIAN
- Normatividad – Sistema de facturación (incluye Res. 00165 de 2023, v1.9 anexo técnico): https://micrositios.dian.gov.co/sistema-de-facturacion-electronica/normatividad/ Micrositios DIAN
- Concepto DIAN 006942 de 2025 (DS con no obligados: fechas y campos): https://normograma.dian.gov.co/dian/compilacion/docs/oficio_dian_6942_2025.htm Normograma
