Autor: Felipe Lopera Bohórquez / Semisenior Riesgos & Tecnología
La Superintendencia de Sociedades es una entidad encargada de la supervisión, vigilancia y control de las sociedades comerciales. Esta institución realiza diagnósticos a las empresas sobre su nivel de cumplimiento normativo y evalúa sus debilidades y fortalezas en la prevención de riesgos. El Informe 75 es uno de los reportes que las empresas deben enviar a la Superintendencia. Este informe busca mejorar la información recibida y optimizar la supervisión.
Las empresas obligadas a presentar el Informe 75 son las que deben cumplir con el régimen Sagrilaft-General, descrito en el Capítulo X de la Circular Básica Jurídica (CBJ), y el régimen Sagrilaft-Medidas Mínimas, que requiere actividades específicas para conocer a la contraparte (debida diligencia). También aplica a quienes deben implementar un «Programa de Transparencia y Ética Empresarial» (PTEE) según el Capítulo XIII de la Circular Básica Jurídica.
Las organizaciones obligadas pueden incurrir en algunos errores al momento de presentar el informe 75. Los más comunes son:
- No conocer los plazos límites para presentar el informe 75:
Según la circular externa 100-000003 de 11 de septiembre del 2023, desconocer estos plazos puede aumentar el riesgo de incurrir en multas por incumplimiento de la normativa. Los plazos para la presentación del Informe 75 son improrrogables e inamovibles, lo que significa que las empresas deben cumplir con las fechas establecidas sin posibilidad de extensión. El documento proporciona un cronograma específico basado en los últimos dos dígitos del NIT (Número de Identificación Tributaria) de la empresa, indicando el plazo máximo para el envío de la información.
- Desconocer la finalidad de la Supersociedades con el informe 75:
Este informe tiene como objetivo principal mejorar la supervisión y el control de las empresas en relación con la implementación de sistemas de prevención de Lavado de Activos, Financiamiento del Terrorismo y Ética Empresarial. Al ignorar la finalidad de este informe, las empresas pueden caer en varios errores, como:
- No proporcionar información relevante: Las empresas deben presentar datos que permitan a la Superintendencia evaluar el estado de sus sistemas de control interno y su cumplimiento normativo. Ignorar esta finalidad puede resultar en informes incompletos o inexactos.
- Falta de alineación con los objetivos regulatorios: La Superintendencia busca asegurar que las empresas implementen adecuadamente los sistemas de prevención LAFT, corrupción y soborno trasnacional. Si las empresas no comprenden esta finalidad, pueden no cumplir con las expectativas regulatorias, lo que podría llevar a sanciones.
- Desconocimiento de las implicaciones de los informes: El Informe 75 no solo es un requisito administrativo, sino que también es una herramienta para que las empresas evalúen y mejoren sus prácticas internas. Ignorar su finalidad puede llevar a una falta de proactividad en la gestión de riesgos.
- Poco conocimiento de la estructura del informe 75:
Es importante que las empresas comprendan cómo está organizado y estructurado este informe para poder completarlo de manera efectiva y cumplir con los requisitos establecidos por la Superintendencia de Sociedades. Algunos puntos clave sobre este apartado incluyen: información básica de la empresa, actividad, diseño de los sistemas de prevención, designación de un Oficial de Cumplimiento, socialización y capacitación del sistema, Reportes ante la UIAF, entre otros.
Ignorar la estructura puede resultar en información incompleta o incorrecta, lo que podría llevar a sanciones y dificultar la evaluación del cumplimiento normativo.
- Omitir los lineamientos exigidos en el aplicativo STORM de SuperSociedades para enviar el Informe 75: Se deben seguir las instrucciones específicas del aplicativo STORM al presentar el Informe 75. Ignorar estos lineamientos puede resultar en errores en el diligenciamiento y en la no aceptación del informe por parte de la Superintendencia, lo que podría acarrear sanciones.
- Pasar por alto mantener la documentación soporte: En este punto se enfatiza la necesidad de conservar la documentación que respalde la información presentada en el Informe 75. No mantener esta documentación puede llevar a problemas de validación por parte de la Superintendencia, así como a dificultades en la verificación de la veracidad de los datos reportados.
- Desentenderse de los cambios y actualizaciones del Informe 58: Las empresas deben estar al tanto de las modificaciones y actualizaciones relacionadas con el Informe 58, que también es relevante para el cumplimiento normativo. Ignorar estos cambios puede resultar en la presentación de información desactualizada o incorrecta, afectando la evaluación de la Superintendencia.
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Fuente:
- https://supersociedades.gov.co/documents/80312/6376233/Circular-Cumplimiento-2023-01-734390.PDF?t=1694615806850
