Autor: Daniel Esteban Ramirez – Asistente Legal
En Colombia, la constitución de sociedades comerciales implica no solo su registro ante la Cámara de Comercio correspondiente, sino también su inscripción fiscal ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, a través del Registro Único Tributario (RUT). No obstante, es recurrente que, al culminar el proceso de matrícula mercantil, las sociedades queden formalizadas jurídicamente, pero sin Número de Identificación Tributaria (NIT) asignado, esta situación, que genera múltiples inquietudes entre los empresarios, tiene origen en razones normativas, técnicas y operativas bien definidas.
El RUT constituye el instrumento mediante el cual la DIAN identifica, clasifica y ubica a todos los sujetos obligados en materia tributaria, aduanera y cambiaria. En dicho registro reposa el NIT, que es el número único con el cual se identifican fiscalmente las personas naturales y jurídicas ante el Estado y terceros. El NIT, por tanto, es indispensable para emitir facturas, abrir cuentas bancarias, contratar, declarar impuestos y desarrollar cualquier actividad formal.
Las Cámaras de Comercio, en virtud de la Resolución DIAN 000110 de 2021, están facultadas para canalizar la solicitud de inscripción en el RUT mediante interoperabilidad con la DIAN. No obstante, la asignación del NIT en este proceso no está garantizada de forma automática, ya que está condicionada a que se cumplan ciertos parámetros y validaciones. Cuando dichos requisitos no se satisfacen, el sistema bloquea la emisión del NIT, debiendo el solicitante acudir directamente a la DIAN para continuar con el trámite.
Las razones que impiden la asignación automática del NIT son las siguientes:
Incongruencias en los códigos CIIU:
La utilización de códigos CIIU (Clasificación Industrial Internacional Uniforme) incorrectos o no autorizados para el tipo societario solicitado genera rechazo en el sistema. Por ejemplo, el código CIIU 9499, relativo a actividades de otras asociaciones, solo aplica a Entidades Sin Ánimo de Lucro, por lo que su uso en una sociedad comercial impide la generación del NIT.
Restricciones en la selección de ciertas responsabilidades tributarias:
Existen responsabilidades que no pueden ser asignadas durante el proceso de matrícula mercantil. Estas deben ser gestionadas posteriormente de manera directa ante la DIAN. Entre ellas se encuentran:
- a) R10: Usuario aduanero
- b) R20: Obtención de NIT
- c) R53: Persona jurídica responsable del IVA
Responsabilidades que requieren autorización o habilitación previa de la DIAN:
Algunas calidades fiscales necesitan un acto administrativo previo, resolución o proceso de habilitación. Si se seleccionan estas responsabilidades sin que exista la validación correspondiente, el sistema bloquea la asignación del NIT. Estas incluyen:
- a) R13: Gran contribuyente
- b) R15 y R45: Autorretenedor (general o de rendimientos financieros)
- c) R17: Profesional en compra y venta de divisas
- d) R23: Agente de retención del IVA
- e) R52: Facturador electrónico
Errores en el formato de la información registrada en el formulario RUES:
La existencia de errores en campos sensibles del formulario RUES, como:
- a) Uso de comillas o tildes en el nombre del establecimiento de comercio
- b) Correos electrónicos con más de 60 caracteres o con signos no permitidos (como un guion antes del @)
Estos errores, aunque formales, impiden la transmisión correcta de los datos al sistema de la DIAN.
Selección incompatible de responsabilidades tributarias:
Algunas responsabilidades no pueden coexistir. Por ejemplo:
- a) R47 (Régimen Simple) no puede ser seleccionada junto con R5 (Renta – Régimen Ordinario)
- b) R49 (No responsable de IVA) solo aplica a personas naturales, por lo que su elección en una persona jurídica genera rechazo
Asimismo, algunas responsabilidades son exclusivas de personas jurídicas o de personas naturales según la actividad económica reportada.
Facturación electrónica sin habilitación previa:
La responsabilidad R52 (Facturador electrónico) exige un proceso de habilitación previa ante la DIAN. Si se incluye sin cumplir esta etapa, el sistema bloquea la solicitud de NIT.
Ante cualquiera de estos escenarios, el proceso de asignación automática del NIT queda interrumpido, aunque la sociedad sí queda formalmente matriculada en el registro mercantil. En consecuencia, la sociedad debe dirigirse directamente a la DIAN para corregir los datos, completar la inscripción en el RUT y obtener el NIT.
Por otra parte, una vez asignado el NIT, es indispensable mantener el RUT actualizado. Conforme al Estatuto Tributario, toda modificación en los datos consignados en el RUT (dirección, actividad económica, representante legal, entre otros) debe registrarse dentro del mes siguiente a su ocurrencia. De no hacerlo, se aplican las siguientes sanciones:
- a) 1 UVT por cada día de retraso en la actualización general del RUT.
- b) 2 UVT por cada día de retraso cuando se trate de dirección o actividad económica.
- c) 100 UVT por información falsa, incompleta o equivocada.
Finalmente, la no asignación del NIT al momento de la matrícula mercantil responde a validaciones automatizadas que garantizan la coherencia jurídica y fiscal de la información registrada. Las Cámaras de Comercio actúan como canal de interoperabilidad, pero no tienen competencia para corregir errores o resolver bloqueos. Por ello, se recomienda contar con asesoría previa de un abogado en el diligenciamiento del RUES y en la selección de responsabilidades fiscales, a fin de evitar retrasos y sanciones que pudiesen retrasar el inicio operativo de las nuevas sociedades.
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