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El Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), que se enfoca en combatir el Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM), establece en su Recomendación N° 20 que cualquier institución que sospeche de aquellos fondos que están vinculados a actividades criminales o al financiamiento del terrorismo debe, por ley, informar de inmediato estas sospechas a la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF).
En Colombia, es la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) la entidad encargada de recibir informes sobre operaciones sospechosas relacionadas con Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FPADM). Según la Ley 526 de 1999, por la que se crea la UIAF, las empresas están obligadas a reportar de manera inmediata y suficiente cualquier información relevante sobre el manejo de fondos que parezcan no relacionarse con la actividad económica de los clientes, así como sobre transacciones que puedan dar lugar a sospechas de que se están utilizando para actividades delictivas. La normativa en Colombia requiere que cada entidad supervisada incluya en su sistema de gestión de riesgos LA/FT/FPADM un proceso para reportar operaciones sospechosas.
Una operación se considera sospechosa, cuando ocurren situaciones que no se ajustan a las prácticas normales del negocio, ya sea por números o características y que no puede ser razonablemente justificadas de acuerdo con las costumbres de la actividad de la empresa.
El reporte de operaciones sospechosas debe realizarse de inmediato al conocer la situación y se hace a través del Sistema de Reporte en Línea SIREL a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)
¿Cómo se identifica una operación sospechosa?
En el momento en que el Oficial de Cumplimiento recibe el informe de situación inusual o se entera del mismo, entendiendo la situación inusual como “la operación cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica ordinaria o normal de la Empresa Obligada o, que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de las pautas de normalidad o prácticas ordinarias de los negocios en un sector, en una industria o con una clase de Contraparte”, debe verificar la información y considerar varios criterios para determinar si es una operación sospechosa, como por ejemplo: la verificación de datos de las personas involucradas, consultas en listas de riesgos, análisis de montos de transacciones, evaluación del riesgo de la jurisdicción de origen, revisión de informes anteriores y, si es necesario, realizar una debida diligencia intensificada.
En el momento en el que el Oficial de Cumplimiento con base en su experticia y considere la situación sospechosa, debe realizar el reporte ante la UIAF y como buena práctica, se recomienda contar con un formato interno sobre los reportes recibidos, el cual contenga:
- Área donde se originó el reporte.
- Producto o servicio involucrado.
- Datos del reportante.
- Análisis respectivos y la decisión tomada, la cual contenga una justificación para determinar si es un ROS.
¿Qué elementos debe tener un ROS?
La Guía sobre buenas prácticas del ROS, emitida por la UIAF en el año 2021 plantea que un ROS debe tener:
- Descripción de la operación sospechosa, incluyendo el modus operandi y los montos.
- Identificación de quienes realizaron la operación sospechosa, con nombres completos, identificaciones y roles.
- Ubicación donde ocurrió la situación.
- Fecha en que sucedieron los hechos.
- Señales de alerta que llevaron a considerar la operación sospechosa.
- Anexos que respalden el reporte, como facturas, cheques, movimientos, etc.
¿Qué hace la UIAF con los ROS?
La UIAF utiliza los ROS recibidos para evaluar y mejorar la calidad y la efectividad de estos informes. La retroalimentación se proporciona a los Oficiales de Cumplimiento que enviaron los ROS y la evaluación se basa en tres indicadores:
- ICROS (Indicador de Completitud del ROS)
- IPROS (Indicador de Probabilidad del ROS)
- IEROS (Indicador de Efectividad del ROS)
ICROS verifica si los ROS contienen todos los elementos necesarios, como identificaciones de personas, descripciones de operaciones sospechosas, lugares, períodos de tiempo, señales de alerta y anexos. IPROS evalúa la probabilidad de que un ROS se utilice en la estructuración de un caso, según variables de priorización. IEROS combina ICROS e IPROS para medir la efectividad general de los ROS en una escala del 0 al 5.
La capacitación y sensibilización de empleados en la detección y reporte de operaciones sospechosas es fundamental para el Oficial de Cumplimiento y la entidad obligada. Se recomienda incluir talleres prácticos y casos reales de sanciones por omisión de procedimientos. El objetivo es que todos comprendan su rol en el sistema, identifiquen señales de alerta y sepan cómo reportar operaciones inusuales o sospechosas. Esto contribuirá al éxito en la detección, investigación y desmantelamiento de estructuras criminales, generando reportes de calidad.
Fuentes:
