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El control y su importancia en las operaciones

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Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del que formaba parte, en ese sentido el concepto de control ha estado presente desde siglos atrás hasta convertirse hoy en día, en un elemento clave para salvaguardar a las organizaciones.

Autor:

Según Ruiz y Hernández, investigadoras de la universidad de Jaén (España) “El control es considerado como el proceso a través del cual se busca asegurar que las actividades y el comportamiento de los miembros de la organización se realizan conforme a los planes y objetivos que previamente se han establecido”. Igualmente, el control es de suma importancia en las organizaciones puesto que permite establecer la desviación entre lo planeado y lo ejecutado, además ayuda a identificar acciones que corrijan estas desviaciones para así lograr los objetivos fijados.

 

El marco COSO (Committe of Sponsoring Organizations of Tradeway Commission), además, menciona que las actividades de control son necesarias para respaldar los objetivos operacionales, de información y de cumplimiento, puesto que permiten integrarse con la evaluación de riesgos e incluir la importancia de la segregación de funciones en la organización.

 

Los controles se pueden clasificar de acuerdo con: I) el nivel en el que se realizan dentro de la organización II) y su naturaleza.

 

De acuerdo con el nivel:

 

Nivel Tipo de control Propósito Alcance
Institucional Estratégico – Monitorización Establecer en que grado las políticas, metas y los planes aprobados por la dirección, son los más convenientes para alcanzar sus objetivos. Este es genérico y sintético. Toda la organización.
Intermedio Táctico – Influencia Medir la eficiencia y eficacia de las distintas áreas de la organización. Este es menos genérico y más detallado. Cada área por separado.
Operacional Operativo – Supervisión Detallado y analítico

Verificar el cumplimiento de los planes.

Cada tarea u operación.

 

 

De acuerdo con su naturaleza:

 

Tipo de control Propósito Elementos importantes de implementación
 

 

Preventivo

Este tipo de control tiene como propósito prever riesgos de errores o fraudes que pueden presentarse en la organización.

 

·      Tener en cuenta visión y misión de la empresa.

·      Tener un código de conducta.

·      Definir y delimitar las responsabilidades de todos los colaboradores.

·      Conocer los antecedentes de los colaboradores, proveedores y clientes.

 

 

 

Detectivo

Ayuda a identificar errores que no fueron cubiertos por los controles preventivos; permite identificar irregularidades en conciliaciones bancarias, recuentos de inventarios físicos, registro de activos, etc. ·      Supervisión de las diferentes áreas.

·      Revisión de registros.

·      Comprobación de la integridad de los datos.

·      Auditorias de sistemas.

 

 

Correctivo

Ayuda a solucionar problemas cuando el control preventivo falló. Las actividades de este tipo de control deben ofrecer soluciones y definir nuevas medidas para evitar errores. ·      Uso de buzones o canales de denuncias.

·      Auditorías sorpresa.

 

 

El control en las organizaciones tiene un papel fundamental puesto que ayuda principalmente a proteger los activos, proporciona seguridad razonable de los datos contables, impulsa la eficacia operativa y el cumplimiento de la normatividad. Se debe tener en cuenta que para que un control sea efectivo debe tener en cuenta los siguientes elementos:

 

·      Debe apuntar a disminuir un riesgo.

·      Que el control sea más beneficioso que costoso.

·      Que este documentado.

·      Que este socializado en la organización.

·      Que se cumpla y tenga un seguimiento.

 

En resumen, a través de un buen control en las organizaciones y utilizando las diferentes herramientas que existen es posible identificar si la empresa se encuentra encaminada al logro de los objetivos planificados o si es necesario realizar algunas modificaciones.

 

Fuentes:

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