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Derecho de Inspección

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El derecho de inspección es un derecho inherente a la calidad de accionista o socio de una compañía (o sociedad), del cual es necesario conocer su alcance con ocasión de la celebración de las reuniones de asamblea o juntas de socios ordinarias, que se deben celebrar por lo menos una vez al año, ante la constante falta de regulación expresa en los estatutos sociales, se realizan durante el primer trimestre de caca año.

El Derecho de Inspección.

Es un derecho inherente a la calidad de accionista o socio, que le permite a cada asociado poder conocer directamente o a través de personas delegadas para el efecto, los libros y papeles de la sociedad, con el fin de enterarse o informarse de la situación administrativa, financiera, contable y jurídica de la sociedad y que de acuerdo al tipo societario y lo regulado en cada estatuto social, encuentra su oportunidad temporal para ejercerlo, los limites y alcance de contenido material, y por su puesto, su protección legal.

 

 

¿En qué momento un socio o accionista puede ejercer el derecho de inspección?          

Aunque la legislación comercial (art. 181 y 422 del código de comercio) establece que las compañías deben reunirse por lo menos una vez al año, lo cierto es que la costumbre a llevado, a que ante la falta de regulación expresa en los estatutos (los art. 181 y 422 C.Co. normas de carácter supletivo) las reuniones o asambleas ordinarias, se celebran dentro de los primeros tres (3) meses de cada año, y es con las reuniones o asambleas ordinarias con las que más se asocia el derecho de inspección, pero lo cierto, es que dependiendo de cada tipo societario y de lo que se establezca en los estatutos, cada asociado tiene derecho a ejercer el derecho de inspección en determinados momentos del año.

Para el caso de las sociedades colectivas (art. 314 C.Co), comanditas simples (art. 328) y sociedades limitadas (art. 369 C.Co) el derecho de inspección puede ejercerse en cualquier momento.

Por su parte, en las sociedades anónimas y comanditas por acciones para los socios comanditarios (artículos 352, 379 y 422 del C.Co.) el derecho de inspección puede ejercerse dentro de los quince (15) días hábiles anteriores a la fecha de aprobación de balances de fin de ejercicio o de propósito especial.

En las sociedades por acciones simplificadas (S.A.S.) el derecho de inspección, salvo que en los estatutos se establezca un termino superior, se podrá ejercer dentro de los cinco (5) días hábiles (art. 20 ley 1258 de 2008) anteriores a las reuniones de asamblea de accionistas en las que se pretendan aprobar balances u operaciones de transformación, fusión o escisión.

¿En donde puede ejercerse el derecho de inspección?

El derecho de inspección será ejercido en las oficinas de la administración que funcionen en el domicilio principal de la sociedad, independientemente del tipo societario de que se trate (art. 48 de la Ley 222 de 1995)[1], sin perjuicio, de que la información pueda estar ubicada en un lugar diferente al domicilio social.

¿Existe algún limite para el ejercicio del derecho de inspección?

En cuanto al aspecto temporal, podría decirse que el derecho de inspección como se indico previamente, solo puede ejercerse en el tiempo que se establece en los estatutos o la ley, de ahí que no puede convertirse en un obstáculo para el normal funcionamiento de la sociedad.

Desde el punto de vista material, debe decirse que el derecho de inspección no es de carácter absoluto, y la información a la que se puede acceder es la indicada en los artículos 291, 446 y 447 del código de comercio, de manera que el carácter informativo que se busca con el derecho de inspección encuentra sus limites en que no puede abarcar secretos industriales o información que se pueda utilizar en detrimento de la sociedad, así mismo no podrá sacarse información por fuera de las oficinas de la sociedad, tomarse fotografías o copia de la información que se pone a disposición de los asociados para el ejercicio del derecho de inspección, y el análisis de la información debe contemplar aquella que se relaciona con la reunión de asamblea o junta de socios para la cual se citó y dio motivo al ejercicio del derecho de inspección.

¿En qué se diferencia el derecho de inspección con una auditoría?

A través del oficio 220 – 029307 de marzo 11 de 2015, la Superintendencia de Sociedades, hizo algunas distinciones entre estos dos conceptos, indicando que cuando se trata del derecho de inspección hacemos referencia a un derecho otorgado a todo asociado de una sociedad, con el fin de informarse de la situación administrativa, contable, financiera y jurídica, mientras que la auditoria es una herramienta que debe ser aprobada previamente por la asamblea o junta de socios, y busca establecer con más profundidad la realidad financiera, contable y administrativa a partir de una opinión calificada.

¿Qué sucede si se impide el ejercicio del derecho de inspección por parte de la administración?

El administrador o representante legal que impida el ejercicio del derecho de inspección, y el revisor fiscal que conociendo se abstenga de denunciarlo, incurrirá en causal de remoción, la cual deberá hacer efectiva el máximo órgano social, y en caso de no hacerse podrá acudirse ante la entidad de inspección, vigilancia y control para que proceda con la respectiva sanción.

Cuando sucedan este tipo de eventos, lo que ha sugerido la superintendencia de sociedades, es dejar evidencia escrita o documental para efectos de facilitar el tramite de investigación administrativa correspondiente.

[1] Circular Externa 000001 del 21 de marzo de 20017 – Circular Jurídica Básica Superintendencia de Sociedades.

 

Fuentes:

  • Código de Comercio
  • Ley 222 de 1995
  • Circular Externa 000001 del 21 de marzo de 20017 Superintendencia de Sociedades

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