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¿Debe el contador entregar a su cliente copia de seguridad del programa de contabilidad?

OCH Blog Debe el contador entregar a su cliente copia de seguridad del programa de contabilidad

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¿Debo entregar estados financieros firmados a la fecha? ¿Las próximas declaraciones de impuestos las debo realizar? ¿La información exógena quién la diligencia?”. En fin, son muchas las dudas relacionadas con la terminación contractual. En esta ocasión, trataremos tan solo una de ellas, y es la relacionada con la entrega de las copias de seguridad del programa de contabilidad.

En artículo de opinión, el consejero Leonardo Varón García (Del Consejo Técnico de Contaduría Pública en Colombia)  plantea reflexiones sobre las obligaciones de los contadores públicos respecto de los programas contables.

 

Es bastante común recibir en el Consejo Técnico de la Contaduría Pública -CTCP- consultas relacionadas con las obligaciones que debe cumplir un contador cuando se termina la relación contractual con su cliente.

 

“¿debo entregar estados financieros firmados a la fecha? ¿las próximas declaraciones de impuestos las debo realizar? ¿la información exógena quien la diligencia?”. En fin, son muchas las dudas relacionadas con la terminación contractual. En esta ocasión, trataremos tan solo una de ellas, y es la relacionada con la entrega de las copias de seguridad del programa de contabilidad cuando esta se lleva de manera externa a la entidad, en programas licenciados por parte de la sociedad de contadores o por parte del profesional independiente que presta sus servicios como contador.

 

El CTCP, en el concepto 2020-1078[1] concluyó lo siguiente:

 

” Por otra parte, según el caso expuesto, si la propiedad del software contable o de su licencia pertenece a la persona que presta sus servicios como administrador, la entidad no puede exigir la entrega de un ‘backup’ del software ya que no existe obligación alguna para que dicho profesional, una vez culminado su contrato de prestación de servicios, deba hacerlo, salvo que el contrato lo exija o existiera un pago adicional a cambio”

 

Por lo anterior, deberá examinarse el contrato suscrito entre el profesional de la contabilidad y su cliente, para determinar la obligación relacionada con entregar la copia de seguridad.

 

Si la entrega de una copia de seguridad forma parte de las obligaciones del contrato, ello se hará conforme a dichas disposiciones; en caso de no existir obligación expresa se generará un conflicto que deberá ser dirimido entre las partes conforme al acuerdo contractual y la ley. Se debe recordar que según el artículo 39 de la Ley 43 de 1990, el Contador Público tiene derecho a recibir remuneración por su trabajo y por el que ejecutan las personas bajo su supervisión y responsabilidad. Dicha remuneración constituye su medio normal de subsistencia y de contraprestación para el personal a su servicio.

 

No obstante, este consejo considera que, si la entrega de la copia de seguridad no requiere costos adicionales para el profesional de la contabilidad, constituye una buena práctica (pero no una obligación) entregar dicha copia de respaldo a la entidad que fue usuaria de sus servicios.

 

Finalmente, debemos recordarle la obligación que tienen todos los contadores públicos de aplicar las normas de control de calidad, ello permite establecer en los acuerdos de servicios las responsabilidades del contador y del usuario de sus servicios, establecer sus derechos y obligaciones. La aplicación de estas disposiciones evita este tipo de conflictos y genera servicios de mayor calidad”.

 

Cuando un contador suscribe un contrato con su cliente, es necesario que pacte las obligaciones con las que se compromete una vez el contrato se termina, bien sea que este finalice antes del vencimiento de este, o se termine en la fecha contractualmente pactada.

Fuente:

https://www.ctcp.gov.co/noticias/2021/debe-el-contador-entregar-a-su-cliente-copia-de-se

https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=4f988b9f-aaa9-4f89-8a2a-4bc3485d0a75

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