Autor: Antonio Ochoa
Cuando su contador se sienta a diligenciar el formulario 300 del IVA, la DIAN ya conoce buena parte de las cifras que va a encontrar en él. Las vio pasar factura por factura, se las reportaron sus clientes y proveedores en la información exógena y las tiene en el RUT y en las declaraciones anteriores. Por eso la pregunta sobre qué sabe la DIAN de mi empresa antes de que declare tiene una respuesta concreta, y conviene conocerla antes que el funcionario que revise el formulario.
La declaración, entonces, rara vez le cuenta algo nuevo a la administración. Le confirma o le contradice lo que otras fuentes le dijeron antes. Y cuando le contradice, la empresa necesita poder explicar por qué.
¿Qué sabe la DIAN de mi empresa antes de que presente la declaración?
La información le llega por varios canales. Algunos los alimenta la propia empresa; otros, terceros que no le avisan qué reportaron sobre usted. Este es el inventario básico:
| Fuente | Quién la envía | Cuándo llega | Qué le muestra a la DIAN |
|---|---|---|---|
| Factura electrónica de venta, notas crédito y notas débito | Su empresa | Antes de entregarla al cliente, porque la DIAN la valida previamente (art. 616-1 del Estatuto Tributario) | Ventas, IVA generado, clientes y fechas de cada operación |
| Facturas electrónicas de sus proveedores | Sus proveedores | En el momento en que ellos facturan | Compras, costos e IVA descontable que usted podría solicitar |
| Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar | Su empresa | Con cada compra a esos proveedores | Costos y gastos que no cuentan con factura |
| Documento soporte de pago de nómina electrónica | Su empresa | Mes a mes | Pagos laborales que luego pedirá como deducción |
| Información exógena reportada por terceros | Clientes, proveedores, bancos y demás obligados (arts. 623 y 631 del Estatuto Tributario) | Una vez al año | Pagos que le hicieron, retenciones que le practicaron, saldos y movimientos financieros |
| RUT | Su empresa | Al inscribirse y en cada actualización | Actividad económica, responsabilidades, dirección, correo y representantes |
| Declaraciones anteriores | Su empresa | Según el calendario tributario | Tendencia de ingresos, costos, márgenes y saldos a favor |
Los dos documentos soporte, el de nómina y el de adquisiciones a no obligados, se crearon con las Resoluciones 000013 y 000167 de 2021 y hoy están compilados en la Resolución Única 000227 de 2025, la norma en la que la DIAN reunió su reglamentación tributaria. Desde que existen, la entidad conoce también el lado del gasto, que antes solo veía cuando el contribuyente declaraba.
El RUT merece una línea aparte. El artículo 555-2 del Estatuto Tributario lo define como el mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a quienes tienen obligaciones con la DIAN. Una actividad económica mal registrada o un correo electrónico que nadie revisa hacen que las comunicaciones de la entidad lleguen a donde nadie las lee.
¿La DIAN de verdad usa esos cruces para escoger a quién revisa?
Lo ha dicho ella misma. En su Comunicado de Prensa 038 del 12 de marzo de 2026 anunció la primera jornada de presencia institucional del año, en 40 ciudades, y precisó que visitaría a 8.000 responsables de facturar seleccionados tras analizar reportes de ventas y compras, información exógena y declaraciones tributarias. También advirtió que les enviaría comunicaciones al correo o al celular registrados en el RUT. Para 2026 la entidad programó cinco jornadas de este tipo.
Una diferencia detectada en esos cruces puede quedarse en una comunicación que invita a revisar y corregir. También puede convertirse en un requerimiento de información, en un emplazamiento o en una liquidación provisional, el procedimiento abreviado del artículo 764 del Estatuto Tributario, que permite a la DIAN proponer impuestos, retenciones y sanciones usando como prueba la información exógena del artículo 631. Si el contribuyente la rechaza, esa liquidación reemplaza al requerimiento especial, al pliego de cargos o al emplazamiento, según el caso (art. 764-1).
La exógena tiene además su propio régimen sancionatorio. El artículo 651, modificado por el artículo 80 de la Ley 2277 de 2022, fija una multa de hasta 7.500 UVT (unidad de valor tributario), es decir, $392.805.000 con la UVT de 2026 de $52.374. Se liquida con el 1 % de las sumas no reportadas, el 0,7 % de las reportadas con error y el 0,5 % de las presentadas tarde. La misma norma permite desconocer costos, deducciones, impuestos descontables y retenciones cuando la información se refiere a esos conceptos, y reduce la multa al 10 % si la empresa corrige por su cuenta antes de que la DIAN profiera pliego de cargos.
Una diferencia no es un error, pero necesita explicación
Facturación, contabilidad y declaraciones siguen reglas distintas, así que sus cifras pueden diferir con toda razón. La contabilidad reconoce el ingreso bajo NIIF cuando se transfiere el control del bien o servicio; el IVA se causa en la fecha de emisión de la factura o en la de entrega, la que ocurra primero (art. 429 del Estatuto Tributario); la exógena reporta pagos o abonos en cuenta del año.
Tome una comercializadora mediana que revisa su bimestre julio-agosto de 2026:
| Concepto | Facturación electrónica | Ingresos contables | Base del IVA |
|---|---|---|---|
| Facturas emitidas en el bimestre | $820.000.000 | $820.000.000 | $820.000.000 |
| Notas crédito por devoluciones | ($35.000.000) | ($35.000.000) | ($35.000.000) |
| Anticipo facturado en agosto por mercancía que se entrega en octubre | — | ($60.000.000) | — |
| Rendimientos financieros de una inversión (no se facturan) | — | $4.000.000 | — |
| Total | $785.000.000 | $729.000.000 | $785.000.000 |
La DIAN ve $785 millones facturados; la contabilidad muestra $729 millones de ingresos del periodo. Ninguna cifra está mal. Los $56 millones de diferencia se explican con dos partidas: un anticipo que será ingreso en octubre y unos rendimientos que nunca pasaron por factura. El IVA generado, 19 % sobre $785 millones, suma $149.150.000 y coincide con lo facturado.
El riesgo aparece cuando, meses después, nadie en la empresa recuerda el anticipo ni encuentra el cuadro que lo documenta. En OCH Group vemos con frecuencia que la conciliación se hace una vez al año, al preparar la renta o la exógena, cuando las partidas ya se cuentan por cientos. Hecha cada mes, junto con el cierre contable, cuesta mucho menos y deja el soporte listo para cualquier requerimiento.
Cruces de información con la DIAN: qué conciliar cada mes
Conciliar consiste en saber de dónde sale cada cifra y guardar el soporte de la diferencia, sin forzar que todas coincidan. Estos son los cruces que recomendamos revisar antes de cada declaración:
Ventas. Facturación electrónica emitida, con sus notas crédito y débito, frente a los ingresos contables y a la base declarada en el formulario 300.
Compras. Facturas recibidas y documentos soporte frente a cuentas por pagar, costos e IVA descontable solicitado. Aquí aparecen la factura registrada que el proveedor anuló y la compra que quedó sin documento.
Nómina. Documento soporte de nómina electrónica frente al gasto laboral contabilizado. La comparación con la PILA (la planilla de aportes a seguridad social) la hace la UGPP, la entidad que fiscaliza esos aportes, y conviene anticiparla.
Retenciones. Lo declarado en el formulario 350 frente a los auxiliares y los certificados expedidos, y las retenciones que le practicaron sus clientes frente a lo que ellos reportarán en su exógena.
Terceros. NIT, razón social y datos del RUT de clientes y proveedores, iguales en el sistema contable y en el de facturación.
Cierre anual. Exógena frente a estados financieros y declaración de renta, antes de enviar cualquiera de las dos.
Cuando un dato pequeño afecta un costo: el adquirente mal identificado
La identificación del comprador en la factura electrónica muestra hasta dónde llega un error de datos. Durante 2025 la DIAN emitió dos conceptos, el 000974 y el 008672, que dejaron dudas sobre si cualquier error en ese campo obligaba a anular la factura. En el Concepto 005714 (int. 512) del 14 de abril de 2026 precisó el criterio.
Solo hay que anular y expedir una nueva factura cuando el error impide saber con certeza quién adquirió el bien o servicio. Si se trata de un error formal o tipográfico, como una inconsistencia en el nombre, el tipo de documento o la clase de persona, prima la sustancia sobre la forma y la factura conserva su valor como soporte de costos, deducciones e impuestos descontables en los términos del artículo 771-2 del Estatuto Tributario.
La doctrina protege, entonces, a quien puede demostrar la identidad del comprador y la realidad de la operación. Una base de terceros bien depurada evita llegar a esa discusión, y la evidencia de cada operación resuelve la que no se pudo evitar.
Qué decisión tomar antes del próximo vencimiento
El calendario permanente del Decreto 2229 de 2023 no da mucho respiro. El IVA del bimestre julio-agosto y el del cuatrimestre mayo-agosto vencieron el 22 de septiembre. Siguen la retención en la fuente de septiembre, en octubre; el IVA bimestral septiembre-octubre, entre el 11 y el 25 de noviembre según el último dígito del NIT; y el cuatrimestre septiembre-diciembre, entre el 13 y el 26 de enero de 2027. Detrás viene el cierre del año gravable 2026 y la exógena que se reportará en 2027.
Una empresa que empieza ahora a conciliar cada mes llega a ese cierre con las diferencias identificadas y soportadas, en vez de descubrirlas con el plazo encima. La pregunta que se hace todo gerente, qué sabe la DIAN de mi empresa, ya tiene respuesta en los sistemas de la entidad; la ventaja está en conocerla primero y tener lista la explicación de cada cifra.
En OCH Book Keeping & BPO incluimos en el servicio de outsourcing contable la conciliación mensual entre facturación electrónica, contabilidad, nómina, retenciones y declaraciones, para que cada dato que la DIAN ya conoce tenga su soporte dentro de la empresa. Qué cruces priorizar y qué diferencias exigen un ajuste depende de la operación de cada compañía. Si quiere revisar la suya, escríbale a José Rodrigo Castro Flórez, Socio de OCH Book Keeping & BPO, al correo jose.castro@ochgroup.co o al celular +57 301 336 5234.
https://www.ochgroup.co/bpo-bookkeeping1/
Fuentes:
- DIAN — Sistema de Factura Electrónica. Es la fuente oficial para sustentar el ecosistema de factura electrónica y los documentos electrónicos relacionados.
Sistema de Factura Electrónica — DIAN - DIAN — Información exógena tributaria. Sustenta el componente relacionado con información reportada por terceros y los cruces de datos tributarios.
Información Exógena — DIAN - DIAN — Calendario tributario 2026. Es la fuente utilizada para los vencimientos mencionados en septiembre.
Calendario de obligaciones tributarias — DIAN - DIAN — Normograma. Para consultar el Estatuto Tributario, conceptos DIAN y demás regulación utilizada como soporte jurídico del artículo.
Normograma DIAN - Resolución Única DIAN 000227 de 2025 y sus modificaciones. Es uno de los documentos regulatorios relevantes para las obligaciones de información y el ecosistema tributario compilado por la entidad.
- Estatuto Tributario, artículos 615 y 616-1, junto con las disposiciones relacionadas con facturación y sistema de facturación electrónica.
- Concepto DIAN 005714, int. 512, del 14 de abril de 2026, utilizado en el blog para el ejemplo relacionado con errores en la identificación del adquirente dentro de la factura electrónica.
