| Se ha preguntado ¿cuáles son los elementos que debería tener en cuenta para los informes de auditoría interna con alto impacto, el cual atienda las necesidades de las partes interesadas? y más aún, ¿se ha puesto a pensar si su informe de Auditoría es tratado como un asunto de urgencia o por el contrario es tratado como un informe más del común?
De acuerdo con las preguntas anteriores, a continuación, se describen los elementos más importantes que reconocidos conferencistas recomiendan al momento de realizar informes de auditoría interna, los cuales son:
- Oportunidad: El tiempo en que reportamos nuestro informe determinará la importancia de los hallazgos, pues si nos tardamos en comunicar el trabajo más de 6 semanas, los análisis y demás conclusiones perderán sentido.
- Relevancia: Las personas a las que les presentamos nuestros informes, por lo general son ejecutivos muy ocupados, es por esto que lo que esperan de nosotros es recibir información crucial para su proceso.
- Exactitud: Un error dentro del informe afectará por completo la credibilidad de nuestro trabajo, es por esto, que antes de compartir información es necesario asegurarse que la información está correcta y validada.
- Enfoque: Los receptores del informe buscan que nuestro trabajo vaya directo al problema, que este organizado en orden de importancia y que incluya información necesaria.
- Brevedad: No se refiere únicamente al numero de páginas del informe, sino también el de presentar aspectos que sean verdaderamente importantes para las partes interesadas.
- Claridad: Se requerirá que nuestros informes tengan un formato definido, organizado y de fácil entendimiento y respuesta. Debemos evitar ambigüedades, contradicciones y generalidades en nuestra escritura.
- Simplicidad: La mayoría de los ejecutivos que tendrán nuestros informes, no tendrán el tiempo y la disposición de descifrar lo que queremos decir y el uso del lenguaje sofisticado limitará la forma en que se quiere transmitir el mensaje, es por esto, que la mejor recomendación es que nuestro trabajo sea simple y conciso.
- Libre de jerga técnica: Es importante el uso de un lenguaje que sea entendido por cualquier persona, y si se tienen acrónimos, se deben explicar desde la primera vez.
- Conclusión clara: Nos debemos asegurar que la persona lectora comprenderá lo que nosotros como auditores pensamos sobre la eficiencia y efectividad del área auditada. El plantear un escrito preciso y contundente es la mejor forma de conseguir esto.
- Proponer una solución práctica: Uno de los mayores errores al momento de realizar las recomendaciones es no tener en cuenta las limitaciones económicas y proponer cambios que podrían ser inaplicables, incluso realizar propuestas generalizadas.
Los anteriores elementos complementan las guías obligatorias del MIPP, en sus numerales 2400 – Comunicación de resultados, 2410 – Criterios para la Comunicación, 2420 – Calidad de la Comunicación y 2440 – Difusión de resultados. |
