Las funciones del oficial de cumplimiento están definidas en la circular 100-000016 de 2020, así:
- Velar por el cumplimiento del SAGRILAFT.
- Presentar informes a la junta directiva o al máximo órgano social.
- Promover la adopción de correctivos y actualizaciones al SAGRILAFT.
- Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
- Evaluar los informes presentados por la auditoría interna y la Revisoría Fiscal.
- Certificar ante la Superintendencia de Sociedades el cumplimiento del SAGRILAFT.
- Verificar el cumplimiento de Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada.
- Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales.
- Diseñar las metodologías de clasificación, identificación, medición y control del Riesgo LA/FT/FPADM.
- Realizar la evaluación del Riesgo LA/FT/FPADM a los que se encuentra expuesta la Empresa.
- Realizar el Reporte de las Operaciones Sospechosas.
Sin embargo, la materialización de los Riesgos derivados de las actividades de Lavado de Activos, Financiación al Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva enfrentaría a las Compañías a estar reportadas en Listas Vinculantes, extinciones de dominio, acusaciones penales o verse involucradas en demostrar inocencia ante un Juez de la República o Internacional; condiciones que podrían llevar a la desaparición de la empresa.
El Oficial de cumplimiento debe tener un entendimiento profundo de este tipo de riesgos sobrepuestos a meramente un Riesgo de Incumplimiento de una Norma, en dicho entendimiento el compromiso principal está dado por la prevención de la materialización de los mencionados Riesgos, para lo cual deberá entender el verdadero significado de la Debida Diligencia y Debida Diligencia Intensificada, en las cuales tiene la responsabilidad directa de realizar un análisis exhaustivo y detallado de la contraparte, incluso de los terceros relacionados, su entorno, ubicación geográfica, actividad económica, figuras legales, capacidad financiera, entre otras.
La debida diligencia es entonces la principal responsabilidad del Oficial de Cumplimiento en el SAGRILAFT, en la cual debe obtener el compromiso de obtener y conservar la mayor cantidad de pruebas relevantes para demostrar que hubo un adecuado conocimiento de la contraparte con la cual se desea tener una relación comercial.
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