El Ministerio del trabajo mediante Circular 069 del 20 de septiembre de 2023 fijar criterios para autorizar o negar las horas extras de acuerdo a los siguientes antecedentes:
- El trabajo suplementario o de horas extras el que excede la jornada ordinaria y en todo caso la jornada maxima legal según el artículo 159 del Código Sustantivo del trabajo.
- La normatividad actual prohíbe pactar excepciones a la jornada maxima legal de trabajo a excepción que exista autorización de horas extras previsto en el articulo 1 de Decreto 995 de 1998, Decreto 1072 de 2015.
- La resolución 3031 de agosto de 2023 dispone empresas o entidades que cuente con autorización para laborar horas extras no tenga un término de vigencia especifico, se dispone el deber de tramitar solicitud de horas extras
- El trabajo suplementario no puede exceder los limites de ley y que están puede derivar consecuencias sancionatorias
- Las solicitudes de revisión de horas extras se hace con criterios de exposición a las excesivas horas de trabajo puede afectar salud e integridad de los trabajadores.
Según lo anterior, el Ministerio del trabajo fija los siguientes criterios del trámite de horas extras:
A. Requisitos previos solicitud de horas extras:
De acuerdo a la circular del Mintrabajo se resumen en las siguientes:
- La vigencia de autorización de horas extras dependerá de las necesidades del empleador, las cuales deben estar debidamente motivadas en la solicitud, vigencia que no podrá superar el termino de los dos (2) años
- El empleador debe presentar la solicitud en la dirección territorial del domicilio principal sin importarse que la solicitud incluya otros centros de trabajo de otras ciudades diferentes al domicilio principal de la empresa- Se presume de mala fe de parte de la empresa si la autorización no se manifiesta que el permiso de horas extras es igual para uso de otras zonas geográficas diferentes al domicilio principal y dar lugar a negar horas extras
- La solicitud debe contener los cargos detallados que se requiere autorización de trabajo suplementario
- De manera simultánea, con la solicitud de autorización de horas extras, el empleador debe fijar en todos los lugares de trabajo o establecimiento de trabajo hasta que decida el Ministerio del trabajo la autorización de trabajo suplementario, anexándose copia de la respectiva solicitud para conocimiento de los trabajadores y si es el caso cuente oportunidad de pronunciarse sobre ellas. Si omite el anterior procedimiento no se autoriza la solicitud de horas extras.
- Manifestación del empleador de existencia o no de organización sindical, convenciones colectivas o pactos colectivos y en caso de ser afirmativo se debe indicar el nombre del sindicato, dirección y correo electrónico.
- Certificado de ARL donde se encuentre determinado las cargas físicas, psicosocial y demás riesgos SST de cargos que requiere trabajar horas extras no afecten la salud y seguridad en el trabajo a través de evaluación conjunta ARL y SST
- Informar la existencia de programas de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo relacionado con actividades laborales para lo que están solicitando horas extras.
- El Reglamento interno de trabajo
- Relacionar parte pertinente del RIT de la jornada laboral, el horario de trabajo y condiciones del trabajo horas extras
B. Respecto del trámite solicitud de horas extras:
De acuerdo a la circular del Mintrabajo se resumen en las siguientes:
- En caso existencia de organización sindical, se debe dar traslado del Mintrabajo para que emitan concepto referente los motivos expuestos por el empleador a solicitud e informar en simultaneo las actuaciones administrativas adelantadas referente al tramite de horas extras.
- El empleador y el inspector de trabajo harán uso de los medios tecnológicos para el tramite
- El inspector de trabajador deberá tener en cuenta en el tramite de horas extras, las exposiciones de motivos realizados por los trabajadores para su análisis interno
- El análisis a tener en cuenta del inspector de trabajo en el tramite de horas extras: i) la solicitud del empleador, ii) lo manifestado por los trabajadores y organizaciones sindicales iii) la verificación de la manifestaciones y los documentos presentados en la solicitud referente a las actividades de trabajo suplementario que no generen exposición del trabajador de salud y seguridad en el trabajo según la exposición de factores de riesgo físico, químico, biológico, ergonómico y psicosocial por encima de los límites de permisibles que pueda generar daño en la salud y seguridad en el trabajo iv) jornada laboral se encuentre conforme a la ley
C. Respecto de la decisión de autorización o negación de horas extras:
De acuerdo a la circular del Mintrabajo se resumen en las siguientes:
- Si no se cumple las condiciones del trabajo suplementario y obligaciones del empleador, se negará la autorización, no impide nuevamente presentar la solicitud
- Si es autorizado las horas extras, el acto administrativo indicara numero de horas extraordinarias que puede ser laboradas
- Si es autorizado las horas extras, el acto administrativo obliga el cumplimiento del empleador según el articulo 2.2.1.2.1.2 del Decreto 1072 de 2015 el registro diario de horas extras con los datos del trabajador, edad, sexo, actividad desarrollada, numero de horas laboradas, tipo de jornada diurna o nocturna, liquidación correspondiente entregada al trabajador, la inclusión de horas extras autorizadas por los cargos en el Reglamento interno de trabajo
- Concedida o negada la autorización debe fijar copia del acto administrativo del Mintrabajo en todos los centros de trabajo
- Concedida o negada la autorización, el empleador o organización sindical puede presentar los recursos de ley
D. Respectos de las acciones de inspección, vigilancia y control de horas extras:
De acuerdo a la circular del Mintrabajo se resumen en las siguientes:
- El inspector de trabajo será el encargo de la verificación de cumplimiento de autorización de horas extras y que este se remunere de acuerdo a la normatividad, y en caso de existir incumplimiento de pago se procederá a sanciones y revocatoria de la autorización de horas extras
- La identificación de pagos horas extras superiores al límite de ley, sin importar el consentimiento entre las partes, El ministerio del trabajo dará apertura de proceso administrativo sancionatorio.
- El trabajo suplementario sin autorización de horas extras deriva sanciones administrativas laborales
Fuente:
- Circular 069 del 20 de septiembre de 2023 Mintrabajo
