Autor: Antonio Ochoa
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Marco normativo esencial
La retención en la fuente es mecanismo de recaudo anticipado y conlleva la obligación de declarar mensualmente las retenciones practicadas mediante Formulario 350 (régimen general). El Estatuto Tributario regula agentes de retención y deberes formales; la DIAN mantiene instructivo vigente del 350 para su diligenciamiento. Secretaría del Senado+1
En IVA, la figura de agente de retención está prevista en los arts. 437-1 y 437-2 ET y desarrollada por la DIAN (quiénes pueden ser designados, condiciones, obligaciones y escenarios de retención). El portal oficial detalla alcance, tarifas aplicables en ausencia de porcentaje especial y supuestos de retención del 100% del IVA facturado en casos específicos. DIAN
En renta, la autorretención opera por designación (resolución) o por decreto del Gobierno con fundamento en el par. 2 del art. 365 ET; el Decreto 2201 de 2016 incorporó el Título 1, Parte 2, Título 6 del DUR 1625/2016 con reglas de contribuyentes, base, tarifa y ajustes; la DIAN consolida el procedimiento de autorización, requisitos y actualización de responsabilidades en RUT. Normograma+1
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Matrices de retención: criterios y gobierno de datos
Las matrices deben estructurarse por concepto, norma aplicable, base sujeta, tarifa, condiciones para no practicar y evidencia (factura/documento soporte, contrato, certificaciones). Debe existir trazabilidad a catálogos de terceros (NIT/DV), naturaleza del pago y reglas de acumulación/desagregación para bases. La matriz es documento de control interno y se alinea con instructivos de formularios y definiciones de agente/autorretención publicadas por DIAN. DIAN+2DIAN+2
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Autorretenedores en renta: diseño operativo
Quien ostente la calidad de autorretenedor debe autorretenerse sobre los ingresos gravados conforme al esquema autorizado, declarar mensualmente (Form. 350) y conservar evidencias que soporten los débitos a la cuenta de autorretenciones y su imputación en renta. La ruta DIAN precisa las vías de obtención (resolución o decreto), requisitos (p. ej., antigüedad en RUT, ingresos mínimos, comportamiento) y causales de suspensión/retiro. DIAN
El Decreto 2201 de 2016 define el universo de contribuyentes sujetos a la autorretención especial, la interacción con otras retenciones y los ajustes por autorretención en exceso. Su aplicación exige parametrización contable y conciliaciones periódicas. Normograma
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IVA retenido: agentes, tarifas y excepciones
El agente de retención de IVA retiene un porcentaje del impuesto facturado y lo consigna en los plazos de retenciones. La DIAN señala que, cuando no exista porcentaje especial, aplica el 15% del IVA; existen supuestos de retención del 100% (p. ej., servicios gravados prestados en Colombia por no residentes o ciertos servicios digitales bajo el esquema alternativo). El portal también detalla cuándo no procede retener (operaciones entre agentes de retención, cuantías mínimas vigentes, entre otros). DIAN
En todos los casos, es obligatoria la consistencia documental (factura electrónica válida, naturaleza gravada, condición del proveedor y responsabilidad en RUT), y la declaración mensual vía Form. 350. DIAN
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Conciliaciones efectivas (R/F350/Certificados)
La conciliación debe cubrir tres ejes:
(i) Retenciones practicadas vs. contabilidad (cuentas por pagar a DIAN);
(ii) Retenciones practicadas vs. Form. 350 (por concepto y período);
**(iii) Retenciones practicadas vs. certificados expedidos y/o recibidos.
El art. 381 ET fija el contenido mínimo del certificado de retención (identificación de retenedor y retenido, concepto, base, cuantía, firma), y la DIAN recuerda la expedición de certificados en IVA con periodicidad y contenido equivalente. Estatuto+1
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Riesgos frecuentes y puntos de control
- Agente/condición mal determinada: retener IVA sin verificar designación o supuestos legales, o no retener cuando procede; revisar norma y RUT del tercero. DIAN
- Versiones desalineadas del 350 o parametrización incompleta del plan de cuentas (retenciones, autorretenciones y pasivos de IVA retenido). DIAN
- Evidencia insuficiente: certificado sin requisitos del art. 381 ET o ausencia de soporte transaccional verificable. Estatuto
- Autorretención mal aplicada: desconocimiento de reglas del Decreto 2201/2016 (actividad, base, ajustes). Normograma
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Checklist ejecutivo
- Confirmar naturaleza del pago, norma y condición del tercero (agente de IVA, responsable, autorretenedor, no residente). DIAN
- Validar matriz vigente por concepto/base/tarifa y vincularla a catálogos de terceros.
- Asegurar declaración mensual de retenciones y autorretenciones (Form. 350) y trazabilidad a mayores contables. DIAN
- Expedir/recibir certificados con los requisitos del art. 381 ET; archivar evidencia. Estatuto
Si aplica, operar autorretención en renta con soporte normativo (D. 2201/2016) y responsabilidades en RUT actualizadas. Normograma+1
Fuentes:
- Formulario 350 – Instructivo oficial (PDF, DIAN). DIAN
- Agente de retención del IVA (DIAN). DIAN
- Autorretenedor del impuesto sobre la renta (DIAN). DIAN
- Decreto 2201 de 2016 – autorretención renta (Normograma DIAN). Normograma
- Estatuto Tributario – Compilación DIAN / obligación de declarar retenciones. Normograma+1
- Art. 381 ET – requisitos de certificados de retención. Estatuto
