Autor: Ana María Ceballos Álvarez – Abogada Junior
En el entorno empresarial moderno, manejar correctamente los datos no es sólo una obligación legal, sino una garantía para preservar la confianza de los clientes y, por supuesto la reputación de la empresa.
Introducción
La reciente Ley 2300 de 2023, también llamada Ley dejen de fregar, introduce limitaciones específicas sobre la periodicidad y los canales de contacto con los consumidores, exigiendo mayor precisión y control en sus interacciones, afectando especialmente a aquellas entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera que adelantan gestiones de cobranza. Es importante destacar que esta normativa complementa la Ley 1581 de 2012, marco general de protección de datos personales en Colombia y principios fundamentales para el manejo y salvaguarda de los mismos.
Aspectos relevantes
Algunos puntos clave de la Ley dejen de fregar, son:
- La Ley 2300 se aplica a todas las empresas, sin importar su tamaño o si sus operaciones son físicas o virtuales. Esto incluye, no sólo a las personas naturales o jurídicas dedicadas a gestiones de cobranza, sino al contacto de carácter comercial o publicitario en las relaciones de consumo.
- Una vez que se ha establecido un contacto directo con un consumidor, no se puede volver a contactar al mismo consumidor a través de más de un canal y más de una vez en el mismo día. Además, los consumidores sólo pueden ser contactados a través de los canales que hayan autorizado explícitamente.
- Las empresas deben registrarse en la plataforma de Registro de Números Excluidos (RNE) administrada por la Comisión de Regulación de Comunicaciones (CRC) y consultar esta lista antes de cada campaña para asegurarse de no contactar a números que han solicitado la exclusión. Al respecto, la Resolución 7356 2024 de la CRC, ha reconocido que la plataforma debe adecuarse para cumplir cabalmente con las disposiciones de la Ley 2300.
- Además, la Circular Externa 001 del 26 de junio de 2024, aclaró que, en virtud de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 (Habeas Data), la Superintendencia Financiera de Colombia es competente para asumir el cumplimiento de las disposiciones de la Ley 2300 de 2023 en el caso de entidades que realizan gestiones de cobranza, especialmente en lo que respecta a las normas que regulan cómo y cuándo pueden contactar a los consumidores. No obstante, en lo referente a la protección y tratamiento de datos personales, la entidad competente es la Superintendencia de Industria y Comercio.
Principales desafíos
La implementación de la Ley 2300 enfrenta desafíos significativos, especialmente en términos de implementación y adaptación tecnológica:
- El artículo 2.1.18.1 de la Resolución CRC 5050 de 2016, que reglamenta el RNE, establece que la inscripción no se aplicará a contactos destinados a informar al consumidor sobre la confirmación de operaciones monetarias, ahorros voluntarios, cesantías, enviar información solicitada o generar alertas sobre transacciones fraudulentas, inusuales o sospechosas. Sin embargo, en la práctica, los usuarios han reportado que su inscripción ha limitado incluso los contactos expresamente excluidos en la Ley.
- La necesidad de consultar la lista de números excluidos antes de cada campaña puede ser un proceso tedioso y propenso a errores. Actualmente, se debe verificar número por número, sin la posibilidad de filtrar de manera masiva dicha lista. Este proceso puede desmotivar a las empresas a cumplir correctamente con la legislación.
Estrategias para el cumplimiento
Los responsables de gestiones de cobranza, así como los productores y proveedores mencionados en la Ley 2300, deben garantizar siempre el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012. Es esencial que se respeten las prerrogativas de la Ley de Protección de Datos Personales, asegurando que la implementación de la Ley 2300 no sea un obstáculo para las entidades en lo referente al tratamiento de datos de sus clientes, más allá del registro y la búsqueda en el RNE.
Por ello, para cumplir con la Ley 2300 y la Ley 1581, las empresas deben adoptar una serie de buenas prácticas:
- Es esencial que todas las áreas de la empresa comprendan la importancia de la protección de datos. La educación debe ser una prioridad para minimizar riesgos y garantizar el cumplimiento normativo.
- Integrar herramientas tecnológicas que faciliten la consulta de números excluidos y gestionen adecuadamente los datos puede reducir significativamente los riesgos de incumplimiento. Los equipos de tecnología y jurídicos deben trabajar conjuntamente para eliminar trabas en la implementación de estas normativas.
- Documentar todas las autorizaciones de contacto de manera clara y accesible. Aunque el consentimiento puede ser verbal o mediante acciones inequívocas como un clic, la forma escrita sigue siendo la más adecuada para probar el cumplimiento.
Finalmente, la Sentencia C-278 de 2024 (11 de julio), la Corte Constitucional declaró la exequibilidad de la Ley 2300 de 2023. Es decir, que la Ley 2300 está de acuerdo con los presupuestos de la Constitución.
Si usted o su empresa requiere un acompañamiento integral para cumplimiento normativo, OCH Group es su mejor aliado.
Fuentes:
- Ley 2300 de 2023
- Ley 1581 de 2012
- Ley 1266 de 2008
- Circular Externa 001 del 26 de junio de 2024 SIC
- Resolución 5050 de 2016 CRC
- Resolución 7356 de 2024 CRC
- Sentencia C-278 de 2024 Corte Constitucional
